Rejestrowanie spraw w systemie EZD przez Instytuty z ograniczeniem dostępu do dokumentów z danymi wrażliwymi
Rekomendacje dotyczące rejestrowania spraw w systemie EZD przez Instytuty w taki sposób, aby ograniczyć dostęp do dokumentów z danymi wrażliwymi
Proponowane są dwa sposoby rejestrowania i prowadzenia spraw w klasach JRWA w systemie EZD:
- Rejestrowanie wszystkich spraw, w tym spraw prowadzonych przez Instytuty, z poziomu konta jednostki Dziekanatu, przez osoby które mają dostęp do tego konta. Do spisu spraw, a tym samym do treści dokumentów w nich zgromadzonych będą miały dostęp jedynie osoby, które są zatrudnione w dziekanacie lub będą posiadały możliwość pracy na koncie jednostki Dziekanatu. Dla uporządkowania/pogrupowania spraw Instytutów można założyć w odpowiednich klasach JRWA tzw. podteczki, dla każdego Instytutu odrębną. W ten sposób, każdy Instytut będzie miał wszystkie swoje sprawy zgromadzone w jednym miejscu. Taki sposób prowadzenia spisów spraw został przeanalizowany wspólnie z Archiwum UJ, które nie widzi zastrzeżeń w takim postępowaniu. Najistotniejsze jest z punktu widzenia archiwizacji dokumentacji odpowiednie przyporządkowanie spraw do klasy w JRWA.
W przypadku podjęcia decyzji o zakładaniu wszystkich spraw z poziomu konta jednostki, lub konieczności założenia właściwych podteczek, prosimy o kontakt z pracownikami Działu ds. systemu EZD (pomoc.ezd@uj.edu.pl).
- Rejestrowanie spraw na kontach imiennych, zgodnie z ogólnymi zasadami obsługi systemu EZD, z wykorzystaniem opcji „Ochrona dokumentu”. Pracownicy Instytutów rejestrują sprawy na swoich kontach pilnując jednocześnie, aby dokumenty, które zawierają dane wrażliwe, lub inne informacje, które nie powinny być dostępne dla wszystkich pracowników jednostki zostały zabezpieczone poprzez zaznaczenie na dokumencie „Ochrona danych”. Wówczas dostęp do takiej sprawy mają tylko osoby uczestniczące w obiegu tej sprawy.
Polecamy również