1. Jak założyć konto w systemie EZD?

Konta dla nowych pracowników (umowa o pracę) w systemie EZD dodawane są przez Dział ds. Systemu EZD na podstawie danych uzyskanych z systemu zarządzania tożsamością UJ.

Konta dla osób na umowie cywilnoprawnej oraz np. studentów, doktorantów, tworzone są na podstawie zaakceptowanego przez kierownika jednostki formularza w systemie EZD, zgodnie z instrukcją Jak zgłosić nowego użytkownika – dostępna po zalogowaniu się do konta UJ.

Więcej informacji na temat zgłaszania, usuwania i aktualizacji danych użytkownika systemu EZD znajduje się na stronie https://przewodnik.ezd.uj.edu.pl/zarzadzanie-kontami-uzytkownikow.

2. Wylogowanie z systemu EZD

Po zalogowaniu do systemu EZD nie jest możliwe wylogowanie. Każdy pracownik korzystający z systemu EZD jest zobowiązany do zamknięcia okna przeglądarki z systemem EZD i wylogowania się z konta użytkownika komputera po odejściu od stacji roboczej.

Zalecamy, aby korzystać z systemu EZD w prywatnym oknie przeglądarki (oknie incognito) - wówczas zamknięcie takiego okna spowoduje natychmiastowe zamknięcie sesji przeglądarki. Aby otworzyć okno prywatne należy:

W przeglądarce Mozilla Firefox wcisnąć kombinację klawiszy Shift + Ctrl + P;

W przeglądarce Google Chrome wcisnąć kombinację klawiszy Shift + Ctrl + N;

Korzystanie z przeglądarek innych niż powyższe nie jest zalecane.

W przypadku korzystania ze standardowego trybu przeglądarki, usunięcie sesji (wylogowanie) następuje po 20 minutach od zamknięcia okna przeglądarki z systemem EZD.

System EZD działa wyłącznie przez szyfrowane połączenie (w sieci UJ lub w Extranecie) które, w przypadku zachowania powyższych zasad bezpieczeństwa, stanowi odpowiednie zabezpieczenie przed nieautoryzowanym dostępem do systemu EZD.

3. Zmiana (modyfikacja) danych konta użytkownika 

Modyfikacja danych na koncie użytkownika systemu EZD: tytuł naukowy, imię, nazwisko, adres e-mail, jednostki organizacyjnej oraz uprawnienia kierownicze, jest wprowadzana na bieżąco na podstawie danych z systemu zarządzania tożsamością UJ.

Informujemy, iż modyfikacje danych w Systemie EZD wywołują następujące skutki:

• usunięcie szablonów obiegu, w których użytkownik został zapisany,
• usunięcie aktualnie trwających zastępstw ustawionych przez użytkownika,
• brak możliwości skorzystania z funkcji „Zwróć" w koszulkach, które użytkownik przekazał do innych pracowników (koszulkę można przekazać korzystając z funkcji „Przekaż”),
• brak możliwości wyszukania użytkownika w systemie EZD wpisując poprzednie dane osobowe.

Szczegółowe informacje znajdują się na stronie https://przewodnik.ezd.uj.edu.pl/zarzadzanie-kontami-uzytkownikow lub w zakładce instrukcje ----> zgłaszanie / usuwanie / zmiana danych użytkownika.

1. Co to jest koszulka?

Koszulka jest to wirtualna teczka dokumentów w systemie EZD. Koszulką nazywamy widok, który umożliwia dodanie dokumentów (pdf, docx, xlsx), rejestrowanie i prowadzenie sprawy. Na koszulce możemy wykonać operacje np. przekazanie, zwrot, udostępnienie, zakończenie. Koszulka w systemie EZD jest również nazywana pismem. Poniżej znajduje się wygląd przykładowej koszulki:

2. Co to jest dokument?

Dokument jest plikiem (np. pdf, docx, xlsx) dodanym do koszulki w systemie EZD. Na dokumencie możemy wykonać operacje np. akceptacje, podpis certyfikatem kwalifikowanym, pobranie pliku na dysk, wydrukowanie. Wszystkie dodane dokumenty do koszulki pojawiają się w panelu akta:

3. Jak utworzyć koszulkę?

Koszulkę możemy utworzyć na 2 sposoby:

1. skorzystać z panelu Linki na dole strony głównej i kliknąć Nowa koszulka. 
2. przejść do dowolnego folderu i kliknąć ikonę   u góry ekranu.

Następnie należy nazwać koszulkę (minimum 2 słowa w nazwie) i kliknąć Dodaj.

4. Jak dodawać dokumenty do koszulki?

Aby dodawać dokumenty do koszulki należy skorzystać z przycisków:

1.   - możemy utworzyć pusty dokument lub na podstawie szablonu z listy rozwijanej.
2.   - pozwala wybrać i załadować plik z komputera, który chcemy przesłać do koszulki w systemie EZD.

5. Czym są metadane i jak je wprowadzać?

Metadane, czyli metryka dokumentu, są podstawowymi informacjami o plikach dodawanych do EZD, m.in. tytuł i rodzaj dokumentu. Metadane należy wprowadzić zaraz po dodaniu pliku do systemu.

Widok uzupełniania metadanych możemy otworzyć na 2 sposoby:

1. kliknąć szarą ikonę metadanych  
2. klikając prawym przyciskiem myszy na nazwę dokumentu i z menu kontekstowego wybrać  

Po wprowadzeniu metadanych należy je zapisać klikając przycisk Zapisz u dołu ekranu. Ikonka metadanych zaświeci się na pomarańczowo oznaczając, że metadane zostały wprowadzone  

6. Dlaczego nie widzę koszulek w folderze?

Brak widocznych koszulek po wejściu do systemu EZD może być spowodowany niepoprawnym uruchomieniem systemu EZD.  

ani w poszczególnych folderach:

Najczęściej występujące przyczyny:

• Korzystanie z nieobsługiwanej przeglądarki internetowej - system EZD działa poprawnie przy użyciu przeglądarek Google Chrome, Mozilla Firefox oraz Microsoft Edge. Przeglądarki Internet Explorer oraz Safari nie wyświetlają poprawnie systemu EZD. Należy upewnić się, że używana przeglądarka jest zgodna.

• Wejście na stronę przez witrynę internetową extranet.uj.edu.pl - należy upewnić się, że nie korzystamy z systemu EZD poprzez wpisanie w przeglądarce internetowej adresu extranet.uj.edu.pl, a następnie na tej stronie adresu EZD. W pasku adresu powinien być widoczny adres https://ezd.uj.edu.pl/. Poniższy zrzut pokazuje jak wygląda błędny adres wpisany w oknie przeglądarki:​

 

 

W przypadku pracy zdalnej, do połączenia z extranetem należy użyć programu Pulse Secure. Szczegóły w zakładce Praca Zdalna w EZD

7. Jak dodawać e-maile do koszulki w EZD?

Do koszulki można załączyć wiadomości e-mail bezpośrednio z naszej aplikacji pocztowej - Outlook lub Thunderbird. W pierwszej kolejności należy otworzyć koszulkę w EZD oraz aplikacje pocztową.

Aby załączyć wiadomość do koszulki należy wybrać e-mail ze skrzynki odbiorczej.

Następnie tytuł wiadomości przytrzymać lewym przyciskiem myszy i przeciągnąć ją do systemu EZD na pole Przeciągnij plik, które znajduje się w panelu Akta.

Po puszczeniu przycisku na polu Przeciągnij Plik wybrany e-mail zostanie zaimportowany do koszulki. Maile dodane z aplikacji Outlooka mają końcówkę .msg, z aplikacji Thunderbird .eml.

Uwaga! Funkcjonalność nie działa w przypadku korzystania z poczty w przeglądarce np. Google Chrome lub Mozilla Firefox.

8. Jak zaktualizować lub podmienić pliki w koszulkach?

Uwaga! Po aktualizacji dokumentu wszystkie zebrane wcześniej akceptacje zostaną usunięte.

Jeżeli chcemy zaktualizować lub podmienić dokument w koszulce to należy skorzystać z ikony Aktualizuj dokument   znajdującej się po prawej stronie od nazwy załączonego pliku.

Po kliknięciu ikony wyskoczy okno wyboru pliku z naszego komputera. Klikamy przycisk Dodaj, aby wybrać plik, który utworzy nową wersję dokumentu w koszulce.

Aby zobaczyć wszystkie wersje dokumentu możemy kliknąć ikonę Historia dokumentu

znajdującą się po prawej stronie od ikony aktualizacji.

Dokumenty aktualizujemy dla tego samego typu np. dokument .pdf aktualizujemy dokumentem .pdf.

Dobrą praktyką jest oznaczenie zaktualizowanego dokumentu np. dodać do nazwy dokumentu informację skorygowany, poprawiony, o ile ma to znaczenie dla innych osób w obiegu dokumentu.

1. Gdzie znajdę instrukcje obiegu pism i spraw obsługiwanych w EZD?

Instrukcje dla wybranych obiegów pism i spraw można znaleźć na stronie https://przewodnik.ezd.uj.edu.pl/instrukcje/instrukcje-obiegu-korespondencji lub przejść do zakładki: Instrukcje ---> Instrukcje obiegów pism i spraw.

Poza obiegami pism i spraw, dla których przygotowano instrukcję, każdy pracownik UJ może procedować w systemie EZD również pozostałe dokumenty/sprawy.

2. Gdzie znajdę informację, które klasy są prowadzone w sposób elektroniczny w systemie EZD?

Wszystkie klasy JRWA prowadzone elektronicznie w systemie EZD można znaleźć na stronie https://przewodnik.ezd.uj.edu.pl/instrukcje/klasy-jrwa-w-ezd

lub przejść do zakładki: Instrukcje ---> Klasy JRWA w EZD.

Klasy JRWA prowadzone elektronicznie w systemie EZD są zaznaczone kolorem zielonym.

3. Jak założyć sprawę?

Aby założyć sprawę na podstawie istniejącej koszulki należy ją otworzyć i kliknąć przycisk   Zostanie wyświetlone okno, w którym wybieramy symbol JRWA sprawy oraz rok. Po uzupełnieniu pól klikamy na przycisk Załóż sprawę.

Po założeniu sprawy wg JRWA zostanie utworzony numer sprawy, który będzie wyświetlony na zakładce w koszulce:

Kolorem zielonym zaznaczone są sprawy prowadzone w sposób elektroniczny. Kolorem czerwonym zaznaczone są sprawy prowadzone w sposób tradycyjny.

4. Dlaczego sprawa jest zaznaczona na czerwono?

Sprawy oznaczone kolorem czerwonym są sprawami prowadzonymi tradycyjnie. Dla spraw tradycyjnych EZD jest systemem wspomagającym, to znaczy, że dokumenty mogą być akceptowane i przekazywane przy pomocy EZD ale ostatecznie konieczne będzie ich wydrukowanie, podpisanie i zarchiwizowanie w teczce. Poniżej znajduje się przykładowa sprawa prowadzona tradycyjnie:

5. Przez pomyłkę założyłem/am sprawę – co należy zrobić?

Błędnie założoną sprawę należy usunąć ze spisu spraw. Aby to zrobić należy kliknąć zakładkę z numerem sprawy, następnie kliknąć przycisk Usuń ze spisu spraw:

W otwartym oknie należy wybrać powód usunięcia sprawy – błędna rejestracja i uzupełnić opis. Na końcu należy potwierdzić klikając przycisk Usuń sprawę.

6. Jak połączyć koszulkę z istniejącą sprawą?

Aby połączyć koszulkę z istniejącą sprawą należy skorzystać z przycisku  znajdującego się w panelu Akta:

W oknie powiązania pisma ze sprawą wybieramy rocznik, symbol JRWA i następnie nazwę jednostki zajmującej się sprawą. Alternatywnie możemy wprowadzić znak sprawy.

Po ustawieniu parametrów klikamy na przycisk  . Poniżej pojawią się wszystkie sprawy, które spełniają kryteria.

Aby powiązać naszą koszulkę klikamy nazwę sprawy. Po kliknięciu nasza koszulka zostanie powiązana o czym powiadomi nas czerwony pasek Koszulka powiązana.

UWAGA: Aby powiązać koszulkę ze sprawą wszystkie dokumenty w koszulce muszą mieć uzupełnione metadane. Możemy powiązać tylko koszulkę ze sprawą.

7. Jak rozłączyć (usunąć) koszulkę od sprawy?

Aby rozłączyć koszulkę od sprawy należy wejść do sprawy i w panelu Akta odnaleźć koszulkę, którą chcemy rozłączyć. Po prawej stronie od nazwy koszulki znajduje się ikona Usuń Powiązanie   . Należy kliknąć w tą ikonę i potwierdzić klikając OK w pojawiającym się oknie.

1. Jak zaakceptować dokument?

Aby zaakceptować dokument należy kliknąć zieloną ikonę akceptacji   obok nazwy dokumentu lub prawym klawiszem myszy na nazwę dokumentu i z menu kontekstowego wybrać   . Po kliknięciu pojawi się okno, w którym potwierdzamy klikając TAK Po zaakceptowaniu dokument będzie podświetlony na zielono:

Jeżeli na dokument nie został wcześniej nałożony monit akceptacji należy przed akceptacją kliknąć ikonę monitu   . Po kliknięciu dokument będzie podświetlony na żółto.

Jeżeli dokument został już wcześniej zaakceptowany przez inną osobę (podświetlony na zielono) można na niego nałożyć kolejną akceptację.

Aby zobaczyć kto, kiedy i jaką wersję dokumentu zaakceptował należy kliknąć ikonę informacji   .

2. Zaakceptowałem dokument z błędną treścią – co należy zrobić?

Koszulkę z niepoprawnym dokumentem należy przekazać w systemie EZD do osoby merytorycznej w celu poprawienia treści dokumentu. Po poprawieniu dokumentu należy nadpisać go w koszulce klikając ikonę aktualizuj dokument   . Obieg dokumentu wraz z akceptacjami musi zostać wykonany ponownie.

1. Czy ustawienie zastępcy wiąże się z ograniczeniem dostępności do konta?

Nie, w żadnym stopniu nie wpływa to na dostęp do naszego konta oraz funkcjonalności w EZD.

1. Jak podpisać dokument podpisem elektronicznym (certyfikatem kwalifikowanym)?

Aby móc podpisywać dokumenty najpierw trzeba skonfigurować podpis w systemie EZD.

Wszystkie potrzebne informacje dotyczące konfiguracji znajdują się w poniższej instrukcji:

Konfiguracja podpisu elektronicznego w EZD

W celu złożenia podpisu należy otworzyć koszulkę i obok dokumentu (po lewej stronie), który ma zostać podpisany należy kliknąć ikonę podpisu   lub prawym przyciskiem myszy na nazwę dokumentu i z menu kontekstowego wybrać  

Kliknięcie spowoduje uruchomienie dodatku AddIn. Zostanie wyświetlony komunikat z prośbą o wprowadzenie kodu PIN do karty kryptograficznej. Po wprowadzeniu PINu i kliknięciu OK nastąpi podpisanie dokumentu. Dokument podpisany zostanie oznaczony ikoną   . Szczegóły podpisu można wyświetlić klikając ikonę informacji  .

2. Podpisałem/am podpisem elektronicznym błędny dokument – co należy zrobić?

W zależności od przypadku należy:

1. odrzucić dokument jeżeli jest to możliwe poprzez kliknięcie prawym przyciskiem myszy i wybranie z menu kontekstowego funkcji   .
2. dodać adnotacje w formie notatki o błędnie podpisanym dokumencie.
3. zaktualizować dokument po kontakcie z Administratorem ds. technicznych EZD (zgłoszenie na adres:pomoc.ezd@uj.edu.pl)

3. Jak skorzystać z weryfikatora podpisów elektronicznych dokumentów dodawanych do systemu EZD?

W celu sprawdzenia czy wykonany podpis elektroniczny jest poprawny można skorzystać z weryfikatora EZD znajdującego się pod ikonką  

Weryfikacja w systemie EZD

Po podpisaniu dokumentu w systemie lub załączeniu podpisanego dokumentu do sprawy/koszulki nastąpi automatyczna weryfikacja podpisu. Będzie to oznaczone zmianą ikony na pomarańczową   .. Weryfikacja może chwilę potrwać.

Następnie należy kliknąć przycisk odśwież co spowoduje zmianę ikony na czerwoną   oznaczającą, że został dokument został poprawnie podpisany a podpis zweryfikowany.

Jeżeli nie chcemy czekać można kliknąć prawym przyciskiem myszy na nazwę dokumentu i z menu kontekstowego wybrać Ponownie zweryfikuj podpis: 

Po potwierdzeniu ikona zmieni się na czerwoną  .

Potwierdzenie złożonych podpisów wraz z weryfikacją na dokumencie możemy uzyskać klikając na ikonę informacji   która otworzy nam poniższe okno:

4. Jak wygenerować potwierdzenie weryfikacji podpisu elektronicznego

W systemie EZD możemy wygenerować potwierdzenie weryfikacji podpisu elektronicznego na dokumencie. Takie potwierdzenie możemy wygenerować tylko dla dokumentów, których podpis został zweryfikowany w systemie EZD.

W widoku koszulki, klikamy interesujący nas dokument prawym przyciskiem myszy, aby rozwinąć menu kontekstowe. Z menu wybieramy element Informacja o złożonych podpisach:

Po chwili, w nowym oknie powinien się otworzyć dokument potwierdzenia weryfikacji. Na ostatniej stronie znajdą się informacje o złożonym podpisie elektronicznym oraz o statusie jego weryfikacji w systemie EZD.

Jeżeli pojawią się problemy z wygenerowaniem dokumentu, należy ponownie przeprowadzić weryfikację (z menu kontekstowego wybrać Ponownie weryfikuj dokument, a następnie wygenerować potwierdzenie ponownie).

5. Jak zweryfikować dokument poza systemem EZD

Podpis elektroniczny, złożony na dokumencie elektronicznym można również zweryfikować poza systemem EZD. Należy do tego celu użyć aplikacji dostarczonej razem z podpisem elektronicznym (np. PEM-HEART Signature lub Szafir). Jeżeli wynik weryfikacji jest istotny dla prowadzenia sprawy, należy go zapisać w programie do pliku PDF i umieścić w koszulce w systemie EZD.

6. Jak podpisać dokument Profilem Zaufanym?

Podpisy profilem zaufanym można złożyć wyłącznie na dokumentach o formacie XML.

Aby podpisać profilem zaufanym należy kliknąć w pismo przewodnie prawym przyciskiem myszy i wybrać opcję Profil zaufany:

W kolejnym oknie zostanie wyświetlony podgląd pisma do podpisu. Należy wybrać opcję Podpisz profilem zaufanym. Okno przeglądarki zostanie przekierowane na stronę PZ, gdzie należy zalogować się do swojego Profilu Zaufanego i zatwierdzić podpisanie dokumentu:

Po pomyślnym podpisaniu powrócimy do systemu EZD. Informacja o podpisie zostanie wyświetlona w górnej części okna. Aby powrócić do widoku koszulki należy kliknąć Wróć do akt pisma:

1. Jak wydrukować informacje o akceptacjach dokumentu w EZD?

Aby wydrukować informacje o akceptacjach dokumentu należy otworzyć koszulkę zawierającą dokument. Następnie klikamy prawym przyciskiem myszy na nazwę dokumentu i z menu kontekstowego wybieramy Wydruk ->Dokument + Uwierzytelnienie + Akceptacje, wersja PDF, ponieważ ten wydruk dokumentu dodatkowo zawiera informacje o złożonych akceptacjach:

Po kliknięciu dokument otworzy się w nowym oknie przeglądarki wraz z potwierdzeniem zgodności kopii z dokumentem elektronicznym oraz wszystkich nałożonych akceptacji:

2. Jak hurtowo pobierać wszystkie dokumenty z koszulek?

Aby hurtowo pobierać wszystkie dokumenty z koszulki należy otworzyć folder, gdzie znajduje się koszulka np. W realizacji:

Potem należy odnaleźć koszulkę z której chcemy pobrać dokumenty w folderze:

Następnie należy przytrzymać klawisz CTRL i kliknąć lewym przyciskiem myszy na nazwę koszulki. W ten sposób koszulka zostanie dodana do okna hurtowego pobrania:

Możemy tutaj dodać inne koszulki ponownie klikając na nazwę i przytrzymując klawisz CTRL. Po dodaniu wszystkich koszulek klikamy na przycisk Pobierz, a następnie przechodzimy do menu głównego EZD klikając na logo w lewym górnym rogu ekranu:

W nowych pismach pojawiła się nowa koszulka o tytule: Hurtowe pobranie dokumentów. Liczba koszulek:1, gdzie liczba koszulek zależy od tego ile zaznaczyliśmy do pobrania:

Otwieramy koszulkę i w panelu Akta znajdujemy plik .zip o nazwie Skompresowane koszulki(1).zip, gdzie jak wyżej numer w nawiasie oznacza ilość zaznaczonych koszulek. Klikamy prawym przyciskiem myszy na nazwę plik skompresowanych koszulek i z menu kontekstowego wybieramy  .

3. Nie mogę pobrać wydruku dokumentu o informacjach z akceptacjami w EZD. Co mogę zrobić?

Dla dokumentów, które w trakcie obiegu były poprawiane poprzez aktualizację pliku, nie ma chwilowo możliwości pobrania wydruku dokumentu potwierdzającego złożone akceptacje:

W przypadku wystąpienia błędu proponujemy korzystanie z wydruku dekretacji PDF, która zawiera opis obiegu koszulki oraz treść wszystkich dekretacji, czyli opisu zamieszczanego przez użytkowników w polu „uwagi” w oknie przekazania:

W przypadku, gdy nie wszystkie niezbędne w dalszym obiegu dokumentu informacje zostały tam umieszczone, lecz znajdują się w notatkach zamieszczonych w koszulce, należy pobrać wydruk notatki:

1. Jaka jest różnica pomiędzy koszulkami w folderze Nowe a w folderze W realizacji?

Koszulki Nowe trafiły na nasze konto i nie zostały jeszcze przez nas otwarte. Po otwarciu koszulka trafia do folderu W realizacji.

1. Jak wyszukać sprawy lub koszulki?

Wyszukiwarka pism znajduje się na dole panelu po lewej stronie:

W wyszukiwarce zaznaczamy minimum dwa kryteria wyszukiwania (np. właściciela koszulki, zakres dat utworzenia koszulki) a następnie klikamy przycisk   .

Pod przyciskiem zostaną wyświetlone nazwy koszulek spełniające kryteria, do których mamy dostęp. Po kliknięciu nazwy koszulki zostanie ona otwarta.

UWAGA: Przy wprowadzaniu nazwy można skorzystać ze znaku % na początku oraz na końcu naszego zapytania jak na poniższym przykładzie:

Znak % zastępuje dowolny ciąg znaków. Oznacza to, że w powyższym przykładzie zostaną wyszukane wszystkie koszulki zawierające w nazwie słowo decyzja.

2. Wyszukałem/am poprawnie koszulkę, ale przy próbie otwarcia dostaję komunikat o błędzie „Widok pisma niedostępny” – co to oznacza?

Powyższy komunikat Widok pisma niedostępny oznacza, że nie posiadasz dostępu do koszulki, np. koszulka nie została do Ciebie przekazana, nie masz dostępu do koszulek w danej jednostce organizacyjnej lub na dokument w koszulce została nałożona ochrona danych.

3. Jak odnaleźć koszulkę powiązaną do sprawy w oknie wyszukiwania na przykładzie wniosku do Działu Zamówień Publicznych

Koszulkę powiązaną można wyszukać korzystając z panelu Wyszukiwanie w lewym dolnym rogu systemu EZD:

Po kliknięciu pojawi się okno wyszukiwania:

Aby wyszukać koszulkę przechodzimy do sekcji Koszulki i wprowadzamy znane nam kryteria wyszukiwania (minimum 2).

W przypadku wniosku do Działu Zamówień Publicznych parametrem wyszukiwania będzie nr SAP założonego wniosku:

Nr SAP wprowadzamy w polu Nazwa. Jako dodatkowy parametr należy wybrać zakres daty utworzenia koszulki.

W celu wyszukania konkretnej koszulki należy skorzystać ze znaku % na początku oraz na końcu wyszukiwanej frazy np. %9200015589%. Po poprawnym wprowadzeniu danych wyniki wyszukiwania pojawią się na dole strony:

Nazwa koszulki/sprawy jest jednocześnie linkiem - po kliknięciu otwiera koszulkę/sprawę jeżeli mamy do niej dostęp

Po prawej znajduje się wprowadzony znak sprawy. Jeżeli pole znak sprawy jest puste, oznacza to że wyszukana została koszulka. Gwiazdka na końcu numeru oznacza, że jest to koszulka powiązana ze sprawą o podanym numerze.

1. Nie mogę zalogować się do systemu EZD-DEMO przy pomocy swoich danych logowania

System demonstracyjny EZD-DEMO jest przeznaczony bezpośrednio do ćwiczeń oraz przetestowania funkcjonalności systemu EZD. Dane w EZD-DEMO są zanimizowane. Oznacza to, że nie można zalogować się do systemu korzystając ze swojego loginu i hasła.

Aby zalogować się do systemu EZD-DEMO należy wybrać jeden z udostępnionych loginów i haseł podanych w linku informacje dotyczące zalogowania się do EZD-DEMO (aby otworzyć link należy zalogować się do sieci UJ).

Wszystkie informacje znajdują się na stronie przewodnika EZD w zakładce Szkolenia --> Ćwiczenia i EZD-DEMO.

2. Podczas otwierania strony EZD-DEMO wyskakuje mi błąd i nie mogę się połączyć

Oznacza to, że nie zostało poprawnie nawiązane połączenie z Extranetem EZD w programie Pulse Secure. W odróżnieniu od podstawowego systemu EZD, system EZD-DEMO działa tylko po połączeniu z siecią extranetu SAP (nie można połączyć się z nim korzystając z extranetu USOS).

Aby skorzystać z EZD-DEMO należy rozłączyć obecne połączenie w programie Pulse Secure i uruchomić połączenie z extranetem SAP: extranet.uj.edu.pl/sap. Po połączeniu pojawi się okno logowania do systemu EZD-DEMO.

Jeżeli w Pulse Secure dodane jest tylko jedno połączenie w extranecie (np. USOS) należy dodać połączenie z extranetem EZD. Pełna instrukcja dodawania znajduje się pod linkiem informacje dotyczące zalogowania się do EZD-DEMO (aby otworzyć link należy zalogować się do sieci UJ).

Wszystkie informacje znajdują się na stronie przewodnika EZD w zakładce Szkolenia --> Ćwiczenia i EZD-DEMO.

1. Jak przygotować pismo do wysłania przez ePUAP?

System EZD umożliwia przygotowanie i wysyłanie pism (tzw. ePisma) na adres elektronicznej skrzynki pocztowej na ePUAP, ePismo składa się z pisma przewodniego w formacie XML oraz ewentualnych załączników. Każdy użytkownik systemu EZD może utworzyć tzw. ePismo w systemie EZD. 

Tworzenie pisma przewodniego

Pismo przewodnie jest tworzone za pomocą specjalnego formularza, w już istniejącej lub nowo założonej koszulce.

Jeżeli do pisma będą dodane załączniki, należy je dołączyć do koszulki, w ramach której będzie dokonywana wysyłka.

W opisywanym przykładzie do koszulki dołączony jest jeden dokument, który będzie stanowił załącznik do wysyłanego pisma. Formularz należy otworzyć klikając przycisk ePismo w widoku koszulki:

Zostanie wyświetlony formularz pisma przewodniego (w formacie XML), który należy odpowiednio uzupełnić. Część informacji (dotyczących nadawcy oraz numeru sprawy) zostanie uzupełniona automatycznie:

Po uzupełnieniu wszystkich elementów treści pisma należy wybrać załączniki, które mają zostać do pisma dołączone i zapisać dokument.

W koszulce pojawi się dokument o rozszerzeniu XML oraz domyślnej nazwie Odpowiedź.xml. Nazwę pisma przewodniego można zmienić (zostanie ona wyświetlona również odbiorcy).

2. Jak podpisać pismo przewodnie?

Pismo przewodnie można podpisać używając certyfikatu kwalifikowanego lub Profilu Zaufanego.

Instrukcja podpisywania dokumentów certyfikatem kwalifikowanym w systemie EZD dostępna jest na stronie https://przewodnik.ezd.uj.edu.pl/szkolenia/filmy-szkoleniowe oraz w części Pomoc >> Najczęściej zadawane pytania (FAQ) >> Podpis elektroniczny (certyfikat kwalifikowany i profil zaufany)

Instrukcja podpisywania Profilem Zaufanym znajduje się w części Pomoc >> Najczęściej zadawane pytania (FAQ) >> Podpis elektroniczny (certyfikat kwalifikowany i profil zaufany)

Ważne: Podpis Profilem Zaufanym można złożyć wyłącznie na dokumentach o rozszerzeniu XML.

3. Jak wysłać pismo na ePUAP? 

Uwaga!

Wysyłać ePismo za pośrednictwem systemu EZD może tylko użytkownik systemu EZD z nadanymi odpowiednimi uprawnieniami (zgodnie z upoważnieniem do dostępu do Elektronicznej Skrzynki Podawczej UJ na ePUAP).

W przypadku braku uprawnień do wysyłania ePism, koszulkę z przygotowanym pismem, należy przekazać w systemie EZD do użytkownika posiadającego odpowiednie uprawnienia z wymaganymi informacjami na temat pisma, czyli: nazwa pisma i załączników, które należy wysłać; imię i nazwisko adresata; adres skrytki adresata ePUAP.

W oknie przekazania w polu uwagi został dodany przycisk ePUAP, który po kliknięciu przygotowuje szablon do uzupełnienia

Proces wysyłania pisma (tylko dla pracowników z odpowiednimi uprawnieniami w EZD)

Aby wysłać pismo należy przejść do widoku eKorespondencja klikając przycisk w górnej części koszulki:

W oknie wysyłania zaznaczamy skrytkę ePUAP, z której ma zostać dokonana wysyłka, a poniżej wskazujemy pismo przewodnie, które ma zostać wysłane. Następnie należy wskazać adresata pisma. Definiowanie nowego adresata dokonujemy w zakładce Nowy, gdzie wprowadzamy jego imię i nazwisko (lub nazwę firmy/instytucji), adres skrytki, miejscowość i kraj.

Jeżeli pismo ma być dostarczone w trybie UPD (Urzędowe Potwierdzenie Doręczenia – z potwierdzeniem odbioru), należy zaznaczyć tę opcję. Ważne: wysyłając pismo w trybie UPD pismo przewodnie zawsze musi być podpisane w systemie EZD certyfikatem kwalifikowanym lub profilem zaufanym.

Jeżeli tworzymy odpowiedź na pismo, które wpłynęło z ePUAP, czyli odpowiedź jest w koszulce z wpływem z ePUAP to w zakładce Nadawcy dokumentów można wybrać odbiorcę pisma (automatycznie podpowiada się adres nadawcy). W zakładce Szukaj możemy wybrać wcześniej zapisanego odbiorcę pisma.

Po kliknięciu Dodaj, odbiorca zostanie dodany do wysyłki. Wysyłkę można dokonać do więcej niż jednego odbiorcy. Po dodaniu nastąpi powrót do zakładki Wybrani adresaci, gdzie znajduje się lista wszystkich odbiorców danej wysyłki.

Po kliknięciu przycisku Wyślij i potwierdzeniu wysyłki, pismo, wraz z ewentualnymi załącznikami, zostanie wysłane do wskazanych odbiorców.

W głównym widoku koszulki pojawi się wpis dotyczący wysyłki z informacją o statusie:

Ważne: na początku każda wysyłka będzie posiadała status Nie wysłano oznaczony kolorem czerwonym. Taka wysyłka jest dodana do kolejki i powinna zostać wysłana w ciągu kilku minut.

Po pomyślnej wysyłce, do pracownika dokonującego wysyłki pisma, zostanie wysłane powiadomienie mailowe. Jeżeli nastąpił błąd podczas wysyłki, powiadomienie będzie zawierało treść błędu.

Jeżeli pismo zostało wysłanie w trybie UPD, to po otrzymaniu poświadczenia od odbiorcy, ikona statusu wysyłki zostanie zmieniona oraz do koszulki zostanie dodany dokument UPD podpisany przez odbiorcę.

W przypadku wysyłki bez UPD, czyli w trybie UPP, odbiorca nie podpisuje poświadczenia o odbiorze przesyłki.

4. Jak wydrukować pismo z ePUAP lub zapisać do pliku PDF?

Aby wydrukować pismo lub zapisać je w formacie PDF należy kliknąć nazwę pisma prawym przyciskiem myszy i wybrać Podgląd w nowym oknie:

Następnie, kombinacją klawiszy Ctrl + P lub wybierając Drukuj w menu przeglądarki, możemy dokument wydrukować (wybierając drukarkę) lub zapisać jako PDF (wybierając Microsoft Print to PDF):

5. Kiedy i jak oznaczać dokumenty jako Duże Pliki?

Do pisma przewodniego, które ma zostać wysłane za pośrednictwem ePUAP, można dołączać załączniki w formie plików. Załączniki dołączane bezpośrednio do pisma posiadają ograniczenie rozmiaru – wynosi ono 3,5 MB dla wszystkich załączonych dokumentów.

Oznacza to, że do pisma przewodniego można bezpośrednio dołączać pliki, których łączna wielkość nie przekracza 3,5 MB – czyli nie dołączymy bezpośrednio np. 4 plików PDF o rozmiarze 1 MB każdy.

Rozmiar pojedynczego pliku można sprawdzić, klikając ikonę Historii dokumentu, po prawej stronie nazwy pliku, na liście dokumentów w koszulce. W oknie, które się otworzy, będzie widoczny rozmiar:

W sytuacji, w której musimy dokonać wysyłki plików o większym rozmiarze (pojedynczy plik powyżej 3,5 MB lub wiele plików o łącznym rozmiarze większym niż 3,5 MB) należy skorzystać z funkcji Oznaczania dużych plików.

Oznaczania dużych plików powinniśmy dokonać przed dodaniem ich do pisma przewodniego. Na liście dokumentów w koszulce, dla każdego dokumentu, który chcemy dołączyć do pisma przewodniego, klikamy w jego nazwę prawym przyciskiem myszy – rozwinie się menu kontekstowe dokumentu. Wybieramy opcję

Oznacz jako Duży Plik.

Rozpocznie się proces oznaczania dokumentu jako Duży Plik. Należy wówczas zaczekać, aż proces się zakończy. Zazwyczaj trwa to poniżej minuty.

Jeżeli chcemy załączyć więcej dokumentów, powtarzamy czynność dla każdego z plików (nie trzeba czekać, aż poprzedni plik się oznaczy).

W trakcie oznaczania w menu kontekstowym pojawi się informacja o trwającym procesie:

Po zakończeniu będzie widoczna informacja, że plik został Oznaczony jako Duży Plik:

Jeżeli widzimy taką informację, dokument może zostać dodany jako załącznik do pisma przewodniego.

UWAGA: Jeżeli do pisma przewodniego zostały dodane załączniki przed oznaczeniem ich jako duży plik, należy pismo przewodnie edytować i zaznaczyć załączniki ponownie.

Jeżeli pismo przewodnie zostało wcześniej podpisane elektronicznie (certyfikatem lub Profilem Zaufanym), nie można go edytować – wówczas należy utworzyć je od nowa, a do nazwy starego pisma przewodniego dopisać, że jest błędne.

Aby edytować pismo przewodnie, klikamy jego nazwę lewym przyciskiem myszy. Zostanie wyświetlony podgląd. W lewym górnym rogu klikamy przycisk Edycja:

Następnie w dolnej części formularza ponownie zaznaczamy dokumenty, które chcemy załączyć do pisma:

Zatwierdzamy przyciskiem Zapisz.

W kolejnym kroku dokonujemy standardowej wysyłki pisma, przez moduł eKorespondencja lub (w przypadku braku uprawnień do wysyłki) przekazujemy do właściwej osoby w celu wysłania.

1. Jak przekazać wiele koszulek jednocześnie?

Klikając na folder Nowe lub W realizacji przechodzimy do widoku wszystkich koszulek. Wciskając na klawiaturze klawisz CTRL (control) jednocześnie klikamy lewym przyciskiem myszy na wybrane tytuły koszulek lub spraw.

W nowym oknie Wybrane koszulki przyciskamy opcję Przekaż, która otworzy okno przekazywania pisma. 

Po wybraniu odbiorcy i uzupełnieniu uwag klikamy przycisk Przekaż.

Na koncie odbiorcy wszystkie koszulki trafią do folderu Nowe:

2. Jak pobrać wiele koszulek jednocześnie?

Klikając na folder Nowe lub W realizacji przechodzimy do widoku wszystkich koszulek. Wciskając na klawiaturze klawisz CTRL (control) jednocześnie klikamy lewym przyciskiem myszy na wybrane tytuły koszulek lub spraw.

W nowym oknie Wybrane koszulki przyciskamy opcję Pobierz:

W folderze nowe zostanie utworzona koszulka Hurtowe pobranie dokumentów. Liczba koszulek: 2 (Ilość zaznaczonych pism).

W koszulce będzie dodany załącznik Skompresowane załączniki (2).zip. Po kliknięciu lub wybraniu z menu kontekstowego Pobierz plik zostanie zapisany na komputerze. 

3. Jak akceptować wiele koszulek jednocześnie?

Klikając na folder Do podpisu przechodzimy do widoku wszystkich koszulek na naszym koncie, których dokumenty możemy akceptować. Dokumenty muszą mieć monit lub wcześniejszą akceptacje by pojawić się na liście. 

Po kliknięciu strzałki rozwinie się lista wszystkich dokumentów w koszulce, które możemy zaakceptować.

Należy zaznaczyć kwadratowe pole obok nazwy dokumentu, którego chcemy zaakceptować. Następnie po prawej stronie pojawi się zielony przycisk Zaakceptuj zaznaczone (2) (liczba zaznaczonych dokumentów).

Po wybraniu wszystkich dokumentów klikamy na przycisk Zaakceptuj zaznaczone. Pojawi się okno weryfikujące gdzie klikamy Akceptuje.

Na końcu pojawi się okno potwierdzające akceptacje. Jeżeli dokument był już przez nas zaakceptowany zostanie on pominięty.

1. Co przekazujemy do składu chronologicznego?

Składy chronologiczne są prowadzone przez pracowników obsługujących punkty kancelaryjne.

Dokumenty należy przekazać najpóźniej przed zakończeniem sprawy w systemie EZD.

Po przekazaniu pełnej dokumentacji do składu chronologicznego, w koszulce ze sprawą pojawi się informacja, że dane dokumenty znajdują się w składzie:

2. Jak postępować z przesyłkami wpływającymi na informatycznych nośnikach danych np. pendrive, CD?

Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:

    -  przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych (na płycie CD, pendrive itp.) – takie przesyłki podlegają rejestracji w rejestrze przesyłek wpływających;

    -  stanowiące załącznik do pisma przekazanego w postaci papierowej – takie przesyłki rejestruje się wraz z pismem przekazanym w postaci papierowej.

Uwaga! Najpóźniej przed zakończeniem sprawy prowadzący zobowiązany jest do przekazania informatycznych nośników danych zawierających dokumenty stanowiące akta sprawy do składu informatycznych nośników danych.

3. Jak wypożyczyć lub wyrejestrować dokumenty lub informatyczne nośniki danych ze składu?

Wypożyczenie oraz wyrejestrowanie dokumentacji oraz informatycznych nośników danych ze składu chronologicznego następuje po wcześniejszym ich zamówieniu w systemie EZD za pomocą 2 ikon:

 - Zamów wypożyczenie/Zamów wyrejestrowanie

Po wybraniu opcji Zamów wypożyczenie wyświetli się okno, w którym wprowadzamy uwagę do wypożyczenia i potwierdzamy przyciskiem Zapisz:

W przypadku opcji Zamów wyrejestrowanie oprócz uwag, w oknie należy jeszcze wskazać powód wyrejestrowania i potwierdzić przyciskiem Zapisz:

Następnie należy zaczekać aż pracownik kancelarii znajdzie taki dokument lub nośnik na składzie i poinformuje nas o tym, że jest on gotowy do odbioru. Informację te znajdziemy bezpośrednio w koszulce:

Zamówioną dokumentacje i nośniki odbieramy w kancelarii, w której dokumenty były wcześniej zarejestrowane.

4. Jak zwrócić dokumenty do składu chronologicznego lub składu informatycznych nośników danych?

W celu zwrócenia dokumentów lub nośnika do składu, należy się ponownie udać do punktu kancelaryjnego, z którego dokument lub nośnik został wypożyczony.