Przejdź do głównej treści

Widok zawartości stron Widok zawartości stron

Nawigacja okruszkowa Nawigacja okruszkowa

Widok zawartości stron Widok zawartości stron

Adres wersji produkcyjnej:

ezd.uj.edu.pl

System dostępny tylko z sieci UJ

System poprawnie obsługuje przeglądarki:
Google Chrome i Mozilla Firefox

Praca zdalna w EZD

Wymagane oprogramowanie:

EZD AddIn

Oprogramowanie dostępne po zalogowaniu


Wsparcie: pomoc.ezd@uj.edu.pl

Zasady bezpiecznej pracy

Widok zawartości stron Widok zawartości stron

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

1. Jak założyć konto w systemie EZD?

W celu zgłoszenia nowego użytkownika systemu EZD należy wypełnić formularz Wypełniony formularz akceptuje przełożony (kierownik jednostki) w systemie EZD, a następnie przekazuje do administratora technicznego systemu EZD.

Instrukcja zgłaszania nowego użytkownika.

2. Wylogowanie z systemu EZD

Po zalogowaniu do systemu EZD nie jest możliwe wylogowanie. Każdy pracownik korzystający z systemu EZD jest zobowiązany do zamknięcia okna przeglądarki z systemem EZD i wylogowania się z konta użytkownika komputera po odejściu od stacji roboczej.

Zalecamy, aby korzystać z systemu EZD w prywatnym oknie przeglądarki (oknie incognito) - wówczas zamknięcie takiego okna spowoduje natychmiastowe zamknięcie sesji przeglądarki. Aby otworzyć okno prywatne należy:

W przeglądarce Mozilla Firefox wcisnąć kombinację klawiszy Shift + Ctrl + P;

W przeglądarce Google Chrome wcisnąć kombinację klawiszy Shift + Ctrl + N;

Korzystanie z przeglądarek innych niż powyższe nie jest zalecane.

W przypadku korzystania ze standardowego trybu przeglądarki, usunięcie sesji (wylogowanie) następuje po 20 minutach od zamknięcia okna przeglądarki z systemem EZD.

System EZD działa wyłącznie przez szyfrowane połączenie (w sieci UJ lub w Extranecie) które, w przypadku zachowania powyższych zasad bezpieczeństwa, stanowi odpowiednie zabezpieczenie przed nieautoryzowanym dostępem do systemu EZD.

3. Modyfikacja danych konta użytkownika 

Istnieje możliwość modyfikacji danych na koncie w systemie EZD takich jak: imię i nazwisko, tytuł naukowy. W tym celu należy przesłać zgłoszenie na adres: pomoc.ezd@uj.edu.pl z informacją jakie dane należy zmienić.

W przypadku zmiany stanowiska oraz jednostki organizacyjnej należy przekazać formularz zaakceptowany przez przełożonego w systemie EZD zgodnie z instrukcją.

Informujemy, iż modyfikacje danych w Systemie EZD wywołują następujące skutki:

1. Usunięcie szablonów obiegu, w których użytkownik został zapisany,  
2. Usunięcie aktualnie trwających zastępstw ustawionych przez użytkownika.  
3. Brak możliwości skorzystania z funkcji „Zwróć" w koszulkach, które użytkownik przekazał do innych
    pracowników (koszulkę można przekazać korzystając z funkcji „Przekaż”).  
4. Brak możliwości wyszukania użytkownika w systemie EZD wpisując poprzednie dane osobowe.

1. Co to jest koszulka?

Koszulka jest to wirtualna teczka dokumentów w systemie EZD. Koszulką nazywamy widok, który umożliwia dodanie dokumentów (pdf, docx, xlsx), rejestrowanie i prowadzenie sprawy. Na koszulce możemy wykonać operacje np. przekazanie, zwrot, udostępnienie, zakończenie. Koszulka w systemie EZD jest również nazywana pismem. Poniżej znajduje się wygląd przykładowej koszulki:

 

2. Co to jest dokument?

Dokument jest plikiem (np. pdf, docx, xlsx) dodanym do koszulki w systemie EZD. Na dokumencie możemy wykonać operacje np. akceptacje, podpis certyfikatem kwalifikowanym, pobranie pliku na dysk, wydrukowanie. Wszystkie dodane dokumenty do koszulki pojawiają się w panelu akta:

 

3. Jak utworzyć koszulkę?

Koszulkę możemy utworzyć na 2 sposoby:

  1. skorzystać z panelu Linki na dole strony głównej i kliknąć Nowa koszulka. 
  2. przejść do dowolnego folderu i kliknąć ikonę   u góry ekranu.

Następnie należy nazwać koszulkę (minimum 2 słowa w nazwie) i kliknąć Dodaj.

4. Jak dodawać dokumenty do koszulki?

Aby dodawać dokumenty do koszulki należy skorzystać z przycisków:

  1.   - możemy utworzyć pusty dokument lub na podstawie szablonu z listy rozwijanej.
  2.   - pozwala wybrać i załadować plik z komputera, który chcemy przesłać do koszulki w systemie EZD.

5. Czym są metadane i jak je wprowadzać?

Metadane, czyli metryka dokumentu, są podstawowymi informacjami o plikach dodawanych do EZD, m.in. tytuł i rodzaj dokumentu. Metadane należy wprowadzić zaraz po dodaniu pliku do systemu.

Widok uzupełniania metadanych możemy otworzyć na 2 sposoby:

  1. kliknąć szarą ikonę metadanych  
  2. klikając prawym przyciskiem myszy na nazwę dokumentu i z menu kontekstowego wybrać  

Po wprowadzeniu metadanych należy je zapisać klikając przycisk Zapisz u dołu ekranu. Ikonka metadanych zaświeci się na pomarańczowo oznaczając, że metadane zostały wprowadzone  

6. Dlaczego nie widzę koszulek w folderze?

Brak widocznych koszulek po wejściu do systemu EZD może być spowodowany niepoprawnym uruchomieniem systemu EZD.  

ani w poszczególnych folderach:

Najczęściej występujące przyczyny:

  • Korzystanie z nieobsługiwanej przeglądarki internetowej - system EZD działa poprawnie przy użyciu przeglądarek Google Chrome, Mozilla Firefox oraz Microsoft Edge. Przeglądarki Internet Explorer oraz Safari nie wyświetlają poprawnie systemu EZD. Należy upewnić się, że używana przeglądarka jest zgodna.

  • Wejście na stronę przez witrynę internetową extranet.uj.edu.pl - należy upewnić się, że nie korzystamy z systemu EZD poprzez wpisanie w przeglądarce internetowej adresu extranet.uj.edu.pl, a następnie na tej stronie adresu EZD. W pasku adresu powinien być widoczny adres https://ezd.uj.edu.pl/. Poniższy zrzut pokazuje jak wygląda błędny adres wpisany w oknie przeglądarki:​

 

 

W przypadku pracy zdalnej, do połączenia z extranetem należy użyć programu Pulse Secure. Szczegóły w zakładce Praca Zdalna w EZD

1. Jakie dokumenty i sprawy są obsługiwane w EZD?

Zasady postępowania z dokumentacją reguluje Zarządzenie nr 40 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z 20 kwietnia 2020 roku w sprawie: pilotażowego wdrożenia systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją na Uniwersytecie Jagiellońskim.

Listę pism i spraw wprowadzanych do systemu EZD wraz z instrukcjami można znaleźć na stronie https://przewodnik.ezd.uj.edu.pl/instrukcje/instrukcje-obiegu-korespondencji lub przejść do zakładki:

Instrukcje ---> Instrukcje obiegów pism i spraw.

Innych dokumentów, niż opisane w instrukcjach, prosimy nie wprowadzać do systemu EZD.

2. Jak założyć sprawę?

Aby założyć sprawę na podstawie istniejącej koszulki należy ją otworzyć i kliknąć przycisk   Zostanie wyświetlone okno, w którym wybieramy symbol JRWA sprawy oraz rok. Po uzupełnieniu pól klikamy na przycisk Załóż sprawę.

Po założeniu sprawy wg JRWA zostanie utworzony numer sprawy, który będzie wyświetlony na zakładce w koszulce:

 

Kolorem zielonym zaznaczone są sprawy prowadzone w sposób elektroniczny. Kolorem czerwonym zaznaczone są sprawy prowadzone w sposób tradycyjny.

3. Dlaczego sprawa jest zaznaczona na czerwono?

Sprawy oznaczone kolorem czerwonym są sprawami prowadzonymi tradycyjnie. Dla spraw tradycyjnych EZD jest systemem wspomagającym, to znaczy, że dokumenty mogą być akceptowane i przekazywane przy pomocy EZD ale ostatecznie konieczne będzie ich wydrukowanie, podpisanie i zarchiwizowanie w teczce. Poniżej znajduje się przykładowa sprawa prowadzona tradycyjnie:

 

4. Przez pomyłkę założyłem/am sprawę – co należy zrobić?

Błędnie założoną sprawę należy usunąć ze spisu spraw. Aby to zrobić należy kliknąć zakładkę z numerem sprawy, następnie kliknąć przycisk Usuń ze spisu spraw:

 

 

W otwartym oknie należy wybrać powód usunięcia sprawy – błędna rejestracja i uzupełnić opis. Na końcu należy potwierdzić klikając przycisk Usuń sprawę.

5. Jak połączyć koszulkę z istniejącą sprawą?

Aby połączyć koszulkę z istniejącą sprawą należy skorzystać z przycisku  znajdującego się w panelu Akta:

 

W oknie powiązania pisma ze sprawą wybieramy rocznik, symbol JRWA i następnie nazwę jednostki zajmującej się sprawą. Alternatywnie możemy wprowadzić znak sprawy.

Po ustawieniu parametrów klikamy na przycisk  . Poniżej pojawią się wszystkie sprawy, które spełniają kryteria.

Aby powiązać naszą koszulkę klikamy nazwę sprawy. Po kliknięciu nasza koszulka zostanie powiązana o czym powiadomi nas czerwony pasek Koszulka powiązana.

UWAGA: Aby powiązać koszulkę ze sprawą wszystkie dokumenty w koszulce muszą mieć uzupełnione metadane. Możemy powiązać tylko koszulkę ze sprawą.

6. Jak rozłączyć (usunąć) koszulkę od sprawy?

Aby rozłączyć koszulkę od sprawy należy wejść do sprawy i w panelu Akta odnaleźć koszulkę, którą chcemy rozłączyć. Po prawej stronie od nazwy koszulki znajduje się ikona Usuń Powiązanie   . Należy kliknąć w tą ikonę i potwierdzić klikając OK w pojawiającym się oknie.

1. Jak zaakceptować dokument?

Aby zaakceptować dokument należy kliknąć zieloną ikonę akceptacji   obok nazwy dokumentu lub prawym klawiszem myszy na nazwę dokumentu i z menu kontekstowego wybrać   . Po kliknięciu pojawi się okno, w którym potwierdzamy klikając TAK Po zaakceptowaniu dokument będzie podświetlony na zielono:

 

Jeżeli na dokument nie został wcześniej nałożony monit akceptacji należy przed akceptacją kliknąć ikonę monitu   . Po kliknięciu dokument będzie podświetlony na żółto.

Jeżeli dokument został już wcześniej zaakceptowany przez inną osobę (podświetlony na zielono) można na niego nałożyć kolejną akceptację.

Aby zobaczyć kto, kiedy i jaką wersję dokumentu zaakceptował należy kliknąć ikonę informacji   .

2. Zaakceptowałem dokument z błędną treścią – co należy zrobić?

Koszulkę z niepoprawnym dokumentem należy przekazać w systemie EZD do osoby merytorycznej w celu poprawienia treści dokumentu. Po poprawieniu dokumentu należy nadpisać go w koszulce klikając ikonę aktualizuj dokument   . Obieg dokumentu wraz z akceptacjami musi zostać wykonany ponownie.

1. Czy ustawienie zastępcy wiąże się z ograniczeniem dostępności do konta?

Nie, w żadnym stopniu nie wpływa to na dostęp do naszego konta oraz funkcjonalności w EZD.

1. Jak podpisać dokument podpisem elektronicznym (certyfikatem kwalifikowanym)?

Aby móc podpisywać dokumenty najpierw trzeba skonfigurować podpis w systemie EZD.

Wszystkie potrzebne informacje dotyczące konfiguracji znajdują się w poniższej instrukcji:

Konfiguracja podpisu elektronicznego w EZD

W celu złożenia podpisu należy otworzyć koszulkę i obok dokumentu (po lewej stronie), który ma zostać podpisany należy kliknąć ikonę podpisu   lub prawym przyciskiem myszy na nazwę dokumentu i z menu kontekstowego wybrać  

Kliknięcie spowoduje uruchomienie dodatku AddIn. Zostanie wyświetlony komunikat z prośbą o wprowadzenie kodu PIN do karty kryptograficznej. Po wprowadzeniu PINu i kliknięciu OK nastąpi podpisanie dokumentu. Dokument podpisany zostanie oznaczony ikoną   . Szczegóły podpisu można wyświetlić klikając ikonę informacji  .

2. Podpisałem/am podpisem elektronicznym błędny dokument – co należy zrobić?

W zależności od przypadku należy:

  1. odrzucić dokument jeżeli jest to możliwe poprzez kliknięcie prawym przyciskiem myszy i wybranie z menu kontekstowego funkcji   .
  2. dodać adnotacje w formie notatki o błędnie podpisanym dokumencie.
  3. zaktualizować dokument po kontakcie z Administratorem ds. technicznych EZD (zgłoszenie na adres:pomoc.ezd@uj.edu.pl)

3. Jak skorzystać z weryfikatora podpisów elektronicznych dokumentów dodawanych do systemu EZD?

W celu sprawdzenia czy wykonany podpis elektroniczny jest poprawny można skorzystać z weryfikatora EZD znajdującego się pod ikonką   lub weryfikatora online znajdującego się pod adresem:

https://ezd.uj.edu.pl:8443/weryfikator/

Weryfikacja w systemie EZD

Po podpisaniu dokumentu w systemie lub załączeniu podpisanego dokumentu do sprawy/koszulki nastąpi automatyczna weryfikacja podpisu. Będzie to oznaczone zmianą ikony na pomarańczową   .. Weryfikacja może chwilę potrwać.

Następnie należy kliknąć przycisk odśwież co spowoduje zmianę ikony na czerwoną   oznaczającą, że został dokument został poprawnie podpisany a podpis zweryfikowany.

Jeżeli nie chcemy czekać można kliknąć prawym przyciskiem myszy na nazwę dokumentu i z menu kontekstowego wybrać Ponownie zweryfikuj podpis: 

 

Po potwierdzeniu ikona zmieni się na czerwoną  .

Potwierdzenie złożonych podpisów wraz z weryfikacją na dokumencie możemy uzyskać klikając na ikonę informacji   która otworzy nam poniższe okno:

 

Sprawdzenie podpisu na dokumencie weryfikatorem online

Aby skorzystać z weryfikatora należy wejść na stronę https://ezd.uj.edu.pl:8443/weryfikator/ a następnie dodać podpisany elektronicznie plik:

 

Po dodaniu wszystkich plików (można dodać więcej niż jeden) klikamy przycisk Zweryfikuj aby rozpocząć proces:

 

Po zakończeniu weryfikacji otrzymamy listę wszystkich dokumentów. Aby zobaczyć więcej informacji należy kliknąć na przycisk Pokaż/Ukryj szczegóły:

 

1. Jak wydrukować informacje o akceptacjach dokumentu w EZD?

Aby wydrukować informacje o akceptacjach dokumentu należy otworzyć koszulkę zawierającą dokument. Następnie klikamy prawym przyciskiem myszy na nazwę dokumentu i z menu kontekstowego wybieramy Wydruk ->Dokument + Uwierzytelnienie + Akceptacje, wersja PDF, ponieważ ten wydruk dokumentu dodatkowo zawiera informacje o złożonych akceptacjach:

 

Po kliknięciu dokument otworzy się w nowym oknie przeglądarki wraz z potwierdzeniem zgodności kopii z dokumentem elektronicznym oraz wszystkich nałożonych akceptacji:

  

2. Jak hurtowo pobierać wszystkie dokumenty z koszulek?

Aby hurtowo pobierać wszystkie dokumenty z koszulki należy otworzyć folder, gdzie znajduje się koszulka np. W realizacji:

 

Potem należy odnaleźć koszulkę z której chcemy pobrać dokumenty w folderze:

 

Następnie należy przytrzymać klawisz CTRL i kliknąć lewym przyciskiem myszy na nazwę koszulki. W ten sposób koszulka zostanie dodana do okna hurtowego pobrania:

 

Możemy tutaj dodać inne koszulki ponownie klikając na nazwę i przytrzymując klawisz CTRL. Po dodaniu wszystkich koszulek klikamy na przycisk Pobierz, a następnie przechodzimy do menu głównego EZD klikając na logo w lewym górnym rogu ekranu:

 

W nowych pismach pojawiła się nowa koszulka o tytule: Hurtowe pobranie dokumentów. Liczba koszulek:1, gdzie liczba koszulek zależy od tego ile zaznaczyliśmy do pobrania:

 

Otwieramy koszulkę i w panelu Akta znajdujemy plik .zip o nazwie Skompresowane koszulki(1).zip, gdzie jak wyżej numer w nawiasie oznacza ilość zaznaczonych koszulek. Klikamy prawym przyciskiem myszy na nazwę plik skompresowanych koszulek i z menu kontekstowego wybieramy  .

3. Nie mogę pobrać wydruku dokumentu o informacjach z akceptacjami w EZD. Co mogę zrobić?

Dla dokumentów, które w trakcie obiegu były poprawiane poprzez aktualizację pliku, nie ma chwilowo możliwości pobrania wydruku dokumentu potwierdzającego złożone akceptacje:

 

W przypadku wystąpienia błędu proponujemy korzystanie z wydruku dekretacji PDF, która zawiera opis obiegu koszulki oraz treść wszystkich dekretacji, czyli opisu zamieszczanego przez użytkowników w polu „uwagi” w oknie przekazania:

 

W przypadku, gdy nie wszystkie niezbędne w dalszym obiegu dokumentu informacje zostały tam umieszczone, lecz znajdują się w notatkach zamieszczonych w koszulce, należy pobrać wydruk notatki:

 

1. Jaka jest różnica pomiędzy koszulkami w folderze Nowe a w folderze W realizacji?

Koszulki Nowe trafiły na nasze konto i nie zostały jeszcze przez nas otwarte. Po otwarciu koszulka trafia do folderu W realizacji.

1. Jak wyszukać sprawy lub koszulki?

Wyszukiwarka pism znajduje się na dole panelu po lewej stronie:

 

W wyszukiwarce zaznaczamy minimum dwa kryteria wyszukiwania (np. właściciela koszulki, zakres dat utworzenia koszulki) a następnie klikamy przycisk   .

Pod przyciskiem zostaną wyświetlone nazwy koszulek spełniające kryteria, do których mamy dostęp. Po kliknięciu nazwy koszulki zostanie ona otwarta.

UWAGA: Przy wprowadzaniu nazwy można skorzystać ze znaku % na początku oraz na końcu naszego zapytania jak na poniższym przykładzie:

 

Znak % zastępuje dowolny ciąg znaków. Oznacza to, że w powyższym przykładzie zostaną wyszukane wszystkie koszulki zawierające w nazwie słowo decyzja.

2. Wyszukałem/am poprawnie koszulkę, ale przy próbie otwarcia dostaję komunikat o błędzie „Widok pisma niedostępny” – co to oznacza?

 

Powyższy komunikat Widok pisma niedostępny oznacza, że nie posiadasz dostępu do koszulki, np. koszulka nie została do Ciebie przekazana, nie masz dostępu do koszulek w danej jednostce organizacyjnej lub na dokument w koszulce została nałożona ochrona danych.

3. Jak odnaleźć koszulkę powiązaną do sprawy w oknie wyszukiwania na przykładzie wniosku do Działu Zamówień Publicznych

Koszulkę powiązaną można wyszukać korzystając z panelu Wyszukiwanie w lewym dolnym rogu systemu EZD:

 

Po kliknięciu pojawi się okno wyszukiwania:

 

Aby wyszukać koszulkę przechodzimy do sekcji Koszulki i wprowadzamy znane nam kryteria wyszukiwania (minimum 2).

W przypadku wniosku do Działu Zamówień Publicznych parametrem wyszukiwania będzie nr SAP założonego wniosku:

 

Nr SAP wprowadzamy w polu Nazwa. Jako dodatkowy parametr należy wybrać zakres daty utworzenia koszulki.

W celu wyszukania konkretnej koszulki należy skorzystać ze znaku % na początku oraz na końcu wyszukiwanej frazy np. %9200015589%. Po poprawnym wprowadzeniu danych wyniki wyszukiwania pojawią się na dole strony:

 

Nazwa koszulki/sprawy jest jednocześnie linkiem - po kliknięciu otwiera koszulkę/sprawę jeżeli mamy do niej dostęp

 

Po prawej znajduje się wprowadzony znak sprawy. Jeżeli pole znak sprawy jest puste, oznacza to że wyszukana została koszulka. Gwiazdka na końcu numeru oznacza, że jest to koszulka powiązana ze sprawą o podanym numerze.

1. Nie mogę zalogować się do systemu EZD-DEMO przy pomocy swoich danych logowania

System demonstracyjny EZD-DEMO jest przeznaczony bezpośrednio do ćwiczeń oraz przetestowania funkcjonalności systemu EZD. Dane w EZD-DEMO są zanimizowane. Oznacza to, że nie można zalogować się do systemu korzystając ze swojego loginu i hasła.

Aby zalogować się do systemu EZD-DEMO należy wybrać jeden z udostępnionych loginów i haseł podanych w linku informacje dotyczące zalogowania się do EZD-DEMO (aby otworzyć link należy zalogować się do sieci UJ).

Wszystkie informacje znajdują się na stronie przewodnika EZD w zakładce Szkolenia --> Ćwiczenia i EZD-DEMO.

2. Podczas otwierania strony EZD-DEMO wyskakuje mi błąd i nie mogę się połączyć

Oznacza to, że nie zostało poprawnie nawiązane połączenie z Extranetem EZD w programie Pulse Secure. W odróżnieniu od podstawowego systemu EZD, system EZD-DEMO działa tylko po połączeniu z siecią extranetu EZD (nie można połączyć się z nim korzystając z extranetu SAP lub USOS).

Aby skorzystać z EZD-DEMO należy rozłączyć obecne połączenie w programie Pulse Secure i uruchomić połączenie z extranetem EZD: extranet.uj.edu.pl/ezd. Po połączeniu pojawi się okno logowania do systemu EZD-DEMO.

Jeżeli w Pulse Secure dodane jest tylko jedno połączenie w extranecie (np. SAP) należy dodać połączenie z extranetem EZD. Pełna instrukcja dodawania znajduje się pod linkiem informacje dotyczące zalogowania się do EZD-DEMO (aby otworzyć link należy zalogować się do sieci UJ).

Wszystkie informacje znajdują się na stronie przewodnika EZD w zakładce Szkolenia --> Ćwiczenia i EZD-DEMO.