1. Jak przygotować pismo do wysłania przez ePUAP?
System EZD umożliwia przygotowanie i wysyłanie pism (tzw. ePisma) na adres elektronicznej skrzynki pocztowej na ePUAP, ePismo składa się z pisma przewodniego w formacie XML oraz ewentualnych załączników. Każdy użytkownik systemu EZD może utworzyć tzw. ePismo w systemie EZD.
Tworzenie pisma przewodniego
Pismo przewodnie jest tworzone za pomocą specjalnego formularza, w już istniejącej lub nowo założonej koszulce.
Jeżeli do pisma będą dodane załączniki, należy je dołączyć do koszulki, w ramach której będzie dokonywana wysyłka.
W opisywanym przykładzie do koszulki dołączony jest jeden dokument, który będzie stanowił załącznik do wysyłanego pisma. Formularz należy otworzyć klikając przycisk ePismo w widoku koszulki:

Zostanie wyświetlony formularz pisma przewodniego (w formacie XML), który należy odpowiednio uzupełnić. Część informacji (dotyczących nadawcy oraz numeru sprawy) zostanie uzupełniona automatycznie:

Po uzupełnieniu wszystkich elementów treści pisma należy wybrać załączniki, które mają zostać do pisma dołączone i zapisać dokument.

W koszulce pojawi się dokument o rozszerzeniu XML oraz domyślnej nazwie Odpowiedź.xml. Nazwę pisma przewodniego można zmienić (zostanie ona wyświetlona również odbiorcy).

2. Jak podpisać pismo przewodnie?
Pismo przewodnie można podpisać używając certyfikatu kwalifikowanego lub Profilu Zaufanego.
Instrukcja podpisywania dokumentów certyfikatem kwalifikowanym w systemie EZD dostępna jest na stronie https://przewodnik.ezd.uj.edu.pl/szkolenia/filmy-szkoleniowe oraz w części Pomoc >> Najczęściej zadawane pytania (FAQ) >> Podpis elektroniczny (certyfikat kwalifikowany i profil zaufany)
Instrukcja podpisywania Profilem Zaufanym znajduje się w części Pomoc >> Najczęściej zadawane pytania (FAQ) >> Podpis elektroniczny (certyfikat kwalifikowany i profil zaufany)
Ważne: Podpis Profilem Zaufanym można złożyć wyłącznie na dokumentach o rozszerzeniu XML.
3. Jak wysłać pismo na ePUAP?
Uwaga!
Wysyłać ePismo za pośrednictwem systemu EZD może tylko użytkownik systemu EZD z nadanymi odpowiednimi uprawnieniami (zgodnie z upoważnieniem do dostępu do Elektronicznej Skrzynki Podawczej UJ na ePUAP).
W przypadku braku uprawnień do wysyłania ePism, koszulkę z przygotowanym pismem, należy przekazać w systemie EZD do użytkownika posiadającego odpowiednie uprawnienia z wymaganymi informacjami na temat pisma, czyli: nazwa pisma i załączników, które należy wysłać; imię i nazwisko adresata; adres skrytki adresata ePUAP.
W oknie przekazania w polu uwagi został dodany przycisk ePUAP, który po kliknięciu przygotowuje szablon do uzupełnienia
Proces wysyłania pisma (tylko dla pracowników z odpowiednimi uprawnieniami w EZD)
Aby wysłać pismo należy przejść do widoku eKorespondencja klikając przycisk w górnej części koszulki:

W oknie wysyłania zaznaczamy skrytkę ePUAP, z której ma zostać dokonana wysyłka, a poniżej wskazujemy pismo przewodnie, które ma zostać wysłane. Następnie należy wskazać adresata pisma. Definiowanie nowego adresata dokonujemy w zakładce Nowy, gdzie wprowadzamy jego imię i nazwisko (lub nazwę firmy/instytucji), adres skrytki, miejscowość i kraj.
Jeżeli pismo ma być dostarczone w trybie UPD (Urzędowe Potwierdzenie Doręczenia – z potwierdzeniem odbioru), należy zaznaczyć tę opcję. Ważne: wysyłając pismo w trybie UPD pismo przewodnie zawsze musi być podpisane w systemie EZD certyfikatem kwalifikowanym lub profilem zaufanym.

Jeżeli tworzymy odpowiedź na pismo, które wpłynęło z ePUAP, czyli odpowiedź jest w koszulce z wpływem z ePUAP to w zakładce Nadawcy dokumentów można wybrać odbiorcę pisma (automatycznie podpowiada się adres nadawcy). W zakładce Szukaj możemy wybrać wcześniej zapisanego odbiorcę pisma.
Po kliknięciu Dodaj, odbiorca zostanie dodany do wysyłki. Wysyłkę można dokonać do więcej niż jednego odbiorcy. Po dodaniu nastąpi powrót do zakładki Wybrani adresaci, gdzie znajduje się lista wszystkich odbiorców danej wysyłki.

Po kliknięciu przycisku Wyślij i potwierdzeniu wysyłki, pismo, wraz z ewentualnymi załącznikami, zostanie wysłane do wskazanych odbiorców.
W głównym widoku koszulki pojawi się wpis dotyczący wysyłki z informacją o statusie:

Ważne: na początku każda wysyłka będzie posiadała status Nie wysłano oznaczony kolorem czerwonym. Taka wysyłka jest dodana do kolejki i powinna zostać wysłana w ciągu kilku minut.
Po pomyślnej wysyłce, do pracownika dokonującego wysyłki pisma, zostanie wysłane powiadomienie mailowe. Jeżeli nastąpił błąd podczas wysyłki, powiadomienie będzie zawierało treść błędu.

Jeżeli pismo zostało wysłanie w trybie UPD, to po otrzymaniu poświadczenia od odbiorcy, ikona statusu wysyłki zostanie zmieniona oraz do koszulki zostanie dodany dokument UPD podpisany przez odbiorcę.

W przypadku wysyłki bez UPD, czyli w trybie UPP, odbiorca nie podpisuje poświadczenia o odbiorze przesyłki.
4. Jak wydrukować pismo z ePUAP lub zapisać do pliku PDF?
Aby wydrukować pismo lub zapisać je w formacie PDF należy kliknąć nazwę pisma prawym przyciskiem myszy i wybrać Podgląd w nowym oknie:
Następnie, kombinacją klawiszy Ctrl + P lub wybierając Drukuj w menu przeglądarki, możemy dokument wydrukować (wybierając drukarkę) lub zapisać jako PDF (wybierając Microsoft Print to PDF):

5. Kiedy i jak oznaczać dokumenty jako Duże Pliki?
Do pisma przewodniego, które ma zostać wysłane za pośrednictwem ePUAP, można dołączać załączniki w formie plików. Załączniki dołączane bezpośrednio do pisma posiadają ograniczenie rozmiaru – wynosi ono 3,5 MB dla wszystkich załączonych dokumentów.
Oznacza to, że do pisma przewodniego można bezpośrednio dołączać pliki, których łączna wielkość nie przekracza 3,5 MB – czyli nie dołączymy bezpośrednio np. 4 plików PDF o rozmiarze 1 MB każdy.
Rozmiar pojedynczego pliku można sprawdzić, klikając ikonę Historii dokumentu, po prawej stronie nazwy pliku, na liście dokumentów w koszulce. W oknie, które się otworzy, będzie widoczny rozmiar:

W sytuacji, w której musimy dokonać wysyłki plików o większym rozmiarze (pojedynczy plik powyżej 3,5 MB lub wiele plików o łącznym rozmiarze większym niż 3,5 MB) należy skorzystać z funkcji Oznaczania dużych plików.
Oznaczania dużych plików powinniśmy dokonać przed dodaniem ich do pisma przewodniego. Na liście dokumentów w koszulce, dla każdego dokumentu, który chcemy dołączyć do pisma przewodniego, klikamy w jego nazwę prawym przyciskiem myszy – rozwinie się menu kontekstowe dokumentu. Wybieramy opcję
Oznacz jako Duży Plik.

Rozpocznie się proces oznaczania dokumentu jako Duży Plik. Należy wówczas zaczekać, aż proces się zakończy. Zazwyczaj trwa to poniżej minuty.
Jeżeli chcemy załączyć więcej dokumentów, powtarzamy czynność dla każdego z plików (nie trzeba czekać, aż poprzedni plik się oznaczy).
W trakcie oznaczania w menu kontekstowym pojawi się informacja o trwającym procesie:

Po zakończeniu będzie widoczna informacja, że plik został Oznaczony jako Duży Plik:

Jeżeli widzimy taką informację, dokument może zostać dodany jako załącznik do pisma przewodniego.
UWAGA: Jeżeli do pisma przewodniego zostały dodane załączniki przed oznaczeniem ich jako duży plik, należy pismo przewodnie edytować i zaznaczyć załączniki ponownie.
Jeżeli pismo przewodnie zostało wcześniej podpisane elektronicznie (certyfikatem lub Profilem Zaufanym), nie można go edytować – wówczas należy utworzyć je od nowa, a do nazwy starego pisma przewodniego dopisać, że jest błędne.
Aby edytować pismo przewodnie, klikamy jego nazwę lewym przyciskiem myszy. Zostanie wyświetlony podgląd. W lewym górnym rogu klikamy przycisk Edycja:

Następnie w dolnej części formularza ponownie zaznaczamy dokumenty, które chcemy załączyć do pisma:

Zatwierdzamy przyciskiem Zapisz.
W kolejnym kroku dokonujemy standardowej wysyłki pisma, przez moduł eKorespondencja lub (w przypadku braku uprawnień do wysyłki) przekazujemy do właściwej osoby w celu wysłania.