Przejdź do głównej treści

Widok zawartości stron Widok zawartości stron

Nawigacja okruszkowa Nawigacja okruszkowa

Widok zawartości stron Widok zawartości stron

Adres wersji produkcyjnej:

ezd.uj.edu.pl

System dostępny tylko z sieci UJ

System poprawnie obsługuje przeglądarki:
Google Chrome i Mozilla Firefox

Praca zdalna w EZD

Widok mobilny EZD

Wymagane oprogramowanie:

EZD AddIn

Oprogramowanie dostępne po zalogowaniu


Wsparcie: pomoc.ezd@uj.edu.pl

Zasady bezpiecznej pracy

Widok zawartości stron Widok zawartości stron

FAQ - Najczęściej Zadawane Pytania

Konto użytkownika

Konta dla nowych pracowników (umowa o pracę) w systemie EZD dodawane są przez Dział ds. Systemu EZD na podstawie danych uzyskanych z systemu zarządzania tożsamością UJ.

Konta dla osób na umowie cywilnoprawnej oraz np. studentów, doktorantów, tworzone są na podstawie zaakceptowanego przez kierownika jednostki formularza w systemie EZD, zgodnie z instrukcją Jak zgłosić nowego użytkownika – dostępna po zalogowaniu się do konta UJ.

Więcej informacji na temat zgłaszania, usuwania i aktualizacji danych użytkownika systemu EZD znajduje się na stronie https://przewodnik.ezd.uj.edu.pl/zarzadzanie-kontami-uzytkownikow.

Po zalogowaniu do systemu EZD nie jest możliwe wylogowanie. Każdy pracownik korzystający z systemu EZD jest zobowiązany do zamknięcia okna przeglądarki z systemem EZD i wylogowania się z konta użytkownika komputera po odejściu od stacji roboczej.

Zalecamy, aby korzystać z systemu EZD w prywatnym oknie przeglądarki (oknie incognito) - wówczas zamknięcie takiego okna spowoduje natychmiastowe zamknięcie sesji przeglądarki. Aby otworzyć okno prywatne należy:

W przeglądarce Mozilla Firefox wcisnąć kombinację klawiszy Shift + Ctrl + P;

W przeglądarce Google Chrome wcisnąć kombinację klawiszy Shift + Ctrl + N;

Korzystanie z przeglądarek innych niż powyższe nie jest zalecane.

W przypadku korzystania ze standardowego trybu przeglądarki, usunięcie sesji (wylogowanie) następuje po 20 minutach od zamknięcia okna przeglądarki z systemem EZD.

System EZD działa wyłącznie przez szyfrowane połączenie (w sieci UJ lub w Extranecie) które, w przypadku zachowania powyższych zasad bezpieczeństwa, stanowi odpowiednie zabezpieczenie przed nieautoryzowanym dostępem do systemu EZD.

Modyfikacja danych na koncie użytkownika systemu EZD: tytuł naukowy, imię, nazwisko, adres e-mail, jednostki organizacyjnej oraz uprawnienia kierownicze, jest wprowadzana na bieżąco na podstawie danych z systemu zarządzania tożsamością UJ.

Informujemy, iż modyfikacje danych w Systemie EZD wywołują następujące skutki:

  • usunięcie szablonów obiegu, w których użytkownik został zapisany,
  • usunięcie aktualnie trwających zastępstw ustawionych przez użytkownika,
  • brak możliwości skorzystania z funkcji „Zwróć" w koszulkach, które użytkownik przekazał do innych pracowników (koszulkę można przekazać korzystając z funkcji „Przekaż”),
  • brak możliwości wyszukania użytkownika w systemie EZD wpisując poprzednie dane osobowe.

Szczegółowe informacje znajdują się na stronie https://przewodnik.ezd.uj.edu.pl/zarzadzanie-kontami-uzytkownikow lub w zakładce instrukcje ----> zgłaszanie / usuwanie / zmiana danych użytkownika.

Koszulka, dokument i metadane

Koszulka jest to wirtualna teczka dokumentów w systemie EZD. Koszulką nazywamy widok, który umożliwia dodanie dokumentów (pdf, docx, xlsx), rejestrowanie i prowadzenie sprawy. Na koszulce możemy wykonać operacje np. przekazanie, zwrot, udostępnienie, zakończenie. Koszulka w systemie EZD jest również nazywana pismem. Poniżej znajduje się wygląd przykładowej koszulki:

Dokument jest plikiem (np. pdf, docx, xlsx) dodanym do koszulki w systemie EZD. Na dokumencie możemy wykonać operacje np. akceptacje, podpis certyfikatem kwalifikowanym, pobranie pliku na dysk, wydrukowanie. Wszystkie dodane dokumenty do koszulki pojawiają się w panelu akta:

Koszulkę możemy utworzyć na 2 sposoby:

  • skorzystać z panelu Linki na dole strony głównej i kliknąć Nowa koszulka.

  • przejść do dowolnego folderu i kliknąć ikonę   u góry ekranu.

Następnie należy nazwać koszulkę (minimum 2 słowa w nazwie) i kliknąć Dodaj.

Aby dodawać dokumenty do koszulki należy skorzystać z przycisków:

  1.   - możemy utworzyć pusty dokument lub na podstawie szablonu z listy rozwijanej.
  2.   - pozwala wybrać i załadować plik z komputera, który chcemy przesłać do koszulki w systemie EZD.

Metadane, czyli metryka dokumentu, są podstawowymi informacjami o plikach dodawanych do EZD, m.in. tytuł i rodzaj dokumentu. Metadane należy wprowadzić zaraz po dodaniu pliku do systemu.

Widok uzupełniania metadanych możemy otworzyć na 2 sposoby:

  1. kliknąć szarą ikonę metadanych  
  2. klikając prawym przyciskiem myszy na nazwę dokumentu i z menu kontekstowego wybrać  

Po wprowadzeniu metadanych należy je zapisać klikając przycisk Zapisz u dołu ekranu. Ikonka metadanych zaświeci się na pomarańczowo oznaczając, że metadane zostały wprowadzone  

Brak widocznych koszulek po wejściu do systemu EZD może być spowodowany niepoprawnym uruchomieniem systemu EZD

ani w poszczególnych folderach:

Najczęściej występujące przyczyny:

  • Korzystanie z nieobsługiwanej przeglądarki internetowej - system EZD działa poprawnie przy użyciu przeglądarek Google Chrome, Mozilla Firefox oraz Microsoft Edge. Przeglądarki Internet Explorer oraz Safari nie wyświetlają poprawnie systemu EZD. Należy upewnić się, że używana przeglądarka jest zgodna.

  • Wejście na stronę przez witrynę internetową extranet.uj.edu.pl - należy upewnić się, że nie korzystamy z systemu EZD poprzez wpisanie w przeglądarce internetowej adresu extranet.uj.edu.pl, a następnie na tej stronie adresu EZD. W pasku adresu powinien być widoczny adres https://ezd.uj.edu.pl/. Poniższy zrzut pokazuje jak wygląda błędny adres wpisany w oknie przeglądarki:​

 

W przypadku pracy zdalnej, do połączenia z extranetem należy użyć programu Pulse Secure. Szczegóły w zakładce Praca Zdalna w EZD.

Do koszulki można załączyć wiadomości e-mail bezpośrednio z naszej aplikacji pocztowej - Outlook lub Thunderbird. W pierwszej kolejności należy otworzyć koszulkę w EZD oraz aplikacje pocztową.

Aby załączyć wiadomość do koszulki należy wybrać e-mail ze skrzynki odbiorczej.

Następnie tytuł wiadomości przytrzymać lewym przyciskiem myszy i przeciągnąć ją do systemu EZD na pole Przeciągnij plik, które znajduje się w panelu Akta.

Po puszczeniu przycisku na polu Przeciągnij Plik wybrany e-mail zostanie zaimportowany do koszulki. Maile dodane z aplikacji Outlooka mają końcówkę .msg, z aplikacji Thunderbird .eml.

Dla pliku z wiadomością e-mail należy uzupełnić metadane. Rekomendowane jest zarejestrowanie e-maila w Rejestrze przesyłek wpływających (RPW). Instrukcja rejestrowania przesyłki wpływającej dostępna jest na stronie https://przewodnik.ezd.uj.edu.pl/szkolenia/filmy-szkoleniowe.


Uwaga! Funkcjonalność nie działa w przypadku korzystania z poczty w przeglądarce np. Google Chrome lub Mozilla Firefox.

Uwaga! Po aktualizacji dokumentu wszystkie zebrane wcześniej akceptacje zostaną usunięte.

Jeżeli chcemy zaktualizować lub podmienić dokument w koszulce to należy skorzystać z ikony Aktualizuj dokument   znajdującej się po prawej stronie od nazwy załączonego pliku.

Po kliknięciu ikony wyskoczy okno wyboru pliku z naszego komputera. Klikamy przycisk Dodaj, aby wybrać plik, który utworzy nową wersję dokumentu w koszulce.

Aby zobaczyć wszystkie wersje dokumentu możemy kliknąć ikonę Historia dokumentu

znajdującą się po prawej stronie od ikony aktualizacji.

Dokumenty aktualizujemy dla tego samego typu np. dokument .pdf aktualizujemy dokumentem .pdf.

Dobrą praktyką jest oznaczenie zaktualizowanego dokumentu np. dodać do nazwy dokumentu informację skorygowany, poprawiony, o ile ma to znaczenie dla innych osób w obiegu dokumentu.

Aby nałożyć ochronę danych ponieważ pismo zawiera np. dane wrażliwe należy kliknąć prawym przyciskiem myszy na dokumencie i z listy rozwijanej wybrać Ochrona danych:

Pojawi się okienko potwierdzenia nałożenia ochrony, które po przeczytaniu akceptujemy klikając TAK:

Zgodnie z komunikatem od tej pory dostęp do koszulki będzie ograniczony tylko do kolejnych osób z obiegu (do których została przekazana koszulka).

Przy dokumencie z nałożoną ochroną danych pojawi się mała ikonka teczki w miejscu weryfikacji dokumentu:

Nałożoną ochronę może usunąć osoba posiadająca koszulkę wybierając z listy rozwijalnej opcję Usuń ochronę danych:

UWAGA: Osoby, które były w obiegu przed nałożeniem funkcji ochrony danych utracą możliwość wglądu do koszulki.

W przypadku założenia sprawy na koszulce z ochroną danych dostęp do sprawy w Spisie spraw nie będzie możliwy.

Przy próbie otwarcia koszulki z takim dokumentem, nie będąc do niej uprawnionym, pojawi się komunikat:

W systemie EZD możliwa jest konwersja pliku Word do formatu PDF. W tym celu należy w stworzonej przez nas uprzednio koszulce utworzyć lub dodać plik Word.

Następnie klikając prawym przyciskiem myszy na dokumencie, rozwijamy menu kontekstowe. W menu znajdziemy opcję, “Konwertuj do Pdf”.

 Pojawi potwierdzenie konwersji pliku:

 Rozszerzenie dokumentu zmieni się z.: .docx/.doc na .pdf

UWAGA: Konwersja Word -> PDF działa tylko i wyłącznie w jedną stronę. Aby przywrócić wersję dokumentu w formacie Word, należy skorzystać z historii dokumentu, by go pobrać i dołączyć ponownie do koszulki.

W historii dokumentu widoczny jest proces konwersji pliku. Stąd również można pobrać plik sprzed konwersji.

W tym celu należy kliknąć na plik Word sprzed konwersji na format PDF.

Następnie na nasz komputer zostanie pobrany plik, który kliknęliśmy.

Plik można dołączyć do koszulki za pomocą przycisku Załącznik bądź przeciągając plik we wskazane miejsce.

Plik będzie widoczny jako kolejny dokument w aktach.

Sprawa według Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (JRWA)

Instrukcje dla wybranych obiegów pism i spraw można znaleźć na stronie https://przewodnik.ezd.uj.edu.pl/instrukcje/instrukcje-obiegu-korespondencji lub przejść do zakładki: Instrukcje ---> Instrukcje obiegów pism i spraw.

Poza obiegami pism i spraw, dla których przygotowano instrukcję, każdy pracownik UJ może procedować w systemie EZD również pozostałe dokumenty/sprawy.

Wszystkie klasy JRWA prowadzone elektronicznie w systemie EZD można znaleźć na stronie https://przewodnik.ezd.uj.edu.pl/instrukcje/klasy-jrwa-w-ezd

lub przejść do zakładki: Instrukcje ---> Klasy JRWA w EZD.

Klasy JRWA prowadzone elektronicznie w systemie EZD są zaznaczone kolorem zielonym.

Aby założyć sprawę na podstawie istniejącej koszulki należy ją otworzyć i kliknąć przycisk   Zostanie wyświetlone okno, w którym wybieramy symbol JRWA sprawy oraz rok. Po uzupełnieniu pól klikamy na przycisk Załóż sprawę.

Po założeniu sprawy wg JRWA zostanie utworzony numer sprawy, który będzie wyświetlony na zakładce w koszulce:

Kolorem zielonym zaznaczone są sprawy prowadzone w sposób elektroniczny. Kolorem czerwonym zaznaczone są sprawy prowadzone w sposób tradycyjny.

Sprawy oznaczone kolorem czerwonym są sprawami prowadzonymi tradycyjnie. Dla spraw tradycyjnych EZD jest systemem wspomagającym, to znaczy, że dokumenty mogą być akceptowane i przekazywane przy pomocy EZD ale ostatecznie konieczne będzie ich wydrukowanie, podpisanie i zarchiwizowanie w teczce. Poniżej znajduje się przykładowa sprawa prowadzona tradycyjnie:

Błędnie założoną sprawę należy usunąć ze spisu spraw. Aby to zrobić należy kliknąć zakładkę z numerem sprawy, następnie kliknąć przycisk Usuń ze spisu spraw:

W otwartym oknie należy wybrać powód usunięcia sprawy – błędna rejestracja i uzupełnić opis. Na końcu należy potwierdzić klikając przycisk Usuń sprawę.

Aby połączyć koszulkę z istniejącą sprawą należy skorzystać z przycisku   znajdującego się w panelu Akta:

W oknie powiązania pisma ze sprawą wybieramy rocznik, symbol JRWA i następnie nazwę jednostki zajmującej się sprawą. Alternatywnie możemy wprowadzić znak sprawy.

Po ustawieniu parametrów klikamy na przycisk  . Poniżej pojawią się wszystkie sprawy, które spełniają kryteria.

Aby powiązać naszą koszulkę klikamy nazwę sprawy. Po kliknięciu nasza koszulka zostanie powiązana o czym powiadomi nas czerwony pasek Koszulka powiązana.

UWAGA: Aby powiązać koszulkę ze sprawą wszystkie dokumenty w koszulce muszą mieć uzupełnione metadane. Możemy powiązać tylko koszulkę ze sprawą.

Aby rozłączyć koszulkę od sprawy należy wejść do sprawy i w panelu Akta odnaleźć koszulkę, którą chcemy rozłączyć. Po prawej stronie od nazwy koszulki znajduje się ikona Usuń Powiązanie   . Należy kliknąć w tą ikonę i potwierdzić klikając OK w pojawiającym się oknie.

Akceptacje dokumentów

Aby zaakceptować dokument należy kliknąć zieloną ikonę akceptacji   obok nazwy dokumentu lub prawym klawiszem myszy na nazwę dokumentu i z menu kontekstowego wybrać   . Po kliknięciu pojawi się okno, w którym potwierdzamy klikając TAK Po zaakceptowaniu dokument będzie podświetlony na zielono:

Jeżeli na dokument nie został wcześniej nałożony monit akceptacji należy przed akceptacją kliknąć ikonę monitu   . Po kliknięciu dokument będzie podświetlony na żółto.

Jeżeli dokument został już wcześniej zaakceptowany przez inną osobę (podświetlony na zielono) można na niego nałożyć kolejną akceptację.

Aby zobaczyć kto, kiedy i jaką wersję dokumentu zaakceptował należy kliknąć ikonę informacji   .

Koszulkę z niepoprawnym dokumentem należy przekazać w systemie EZD do osoby merytorycznej w celu poprawienia treści dokumentu. Po poprawieniu dokumentu należy nadpisać go w koszulce klikając ikonę aktualizuj dokument   . Obieg dokumentu wraz z akceptacjami musi zostać wykonany ponownie.

Zastępstwa

Nie, w żadnym stopniu nie wpływa to na dostęp do naszego konta oraz funkcjonalności w EZD.

Podpis elektroniczny (certyfikat kwalifikowany i profil zaufany)

Uwaga! Podpisywanie dokumentów z poziomu systemu EZD działa tylko w systemie operacyjnym Windows. Przed rozpoczęciem wgrywania certyfikatu należ się upewnić, że na komputerze jest zainstalowana aplikacja EZD Addin oraz odpowiedni program obsługujący podpis kwalifikowany, a podpis powinien być wpięty do komputera.

Instrukcja opisująca wymagane oprogramowanie oraz szczegółowy proces konfiguracji podpisu w systemie EZD znajduje się tutaj: Konfiguracja podpisu elektronicznego

Aby wprowadzić certyfikat kwalifikowany do swojego konta w systemie EZD należy na stronie głównej przejść do Ustawień (prawy górny róg): 

W oknie ustawień należy rozwinąć Ustawienia Profilu i zaznaczyć ustawienie Automatyczne zamykanie addina po podpisie na Tak:

Ustawienia profilu - Automatyczne zamykanie addina po podpisie: TAK

Następnie należy rozwinąć pasek Podpis, aby otrzymać poniższy widok. Należy kliknąć Pokaż Certifikaty, aby wyświetlić okno wyboru certyfikatu do podpisu:

W oknie z aplikacji EZD Addin należy kliknąć Otwórz ezd Addin.Monitor

W oknie z certyfikatami należy zwrócić uwagę na to, czy wskazany jest imienny certyfikat kwalifikowany oraz czy daty są poprawne. W przypadku potrzeby wskazania innego podpisu należy wybrać Więcej opcji i wyszukać odpowiedni. Proces wyboru certyfikatu zatwierdza się przyciskiem OK

Po wgraniu ceryfikatu użytkownik powinien zobaczyć numer seryjny wybranego certyfikatu np. 4255... Aby zakończyć wgrywanie certyfikatu należy wybrać przycisk Zapisz

Aby móc podpisywać dokumenty najpierw trzeba skonfigurować podpis w systemie EZD.

Wszystkie potrzebne informacje dotyczące konfiguracji znajdują się w poniższej instrukcji:

Konfiguracja podpisu elektronicznego w EZD

W celu złożenia podpisu należy otworzyć koszulkę i obok dokumentu (po lewej stronie), który ma zostać podpisany należy kliknąć ikonę podpisu  

Można również kliknąć dokument prawym przyciskiem myszki, a w menu kontekstowym rozwinąć Wykonaj podpis i wybrać właściwą opcję: Domyślny lub Domyślny ze znacznikiem czasu

Menu kontekstowe podpisu

Kliknięcie spowoduje uruchomienie dodatku AddIn. Zostanie wyświetlony komunikat z prośbą o wprowadzenie kodu PIN do karty kryptograficznej. Po wprowadzeniu PINu i kliknięciu OK nastąpi podpisanie dokumentu. Dokument podpisany zostanie oznaczony ikoną   . Szczegóły podpisu można wyświetlić klikając ikonę informacji  .

W zależności od przypadku należy:

  1. odrzucić dokument jeżeli jest to możliwe poprzez kliknięcie prawym przyciskiem myszy i wybranie z menu kontekstowego funkcji   .
  2. dodać adnotacje w formie notatki o błędnie podpisanym dokumencie.
  3. zaktualizować dokument po kontakcie z Administratorem ds. technicznych EZD (zgłoszenie na adres:pomoc.ezd@uj.edu.pl)

Podpis elektroniczny, złożony na dokumencie elektronicznym można zweryfikować poza systemem EZD. Należy do tego celu użyć aplikacji dostarczonej razem z podpisem elektronicznym (np. PEM-HEART Signature lub Szafir). Jeżeli wynik weryfikacji jest istotny dla prowadzenia sprawy, należy go zapisać w programie do pliku PDF i umieścić w koszulce w systemie EZD.

Podpisy profilem zaufanym można złożyć wyłącznie na dokumentach o formacie XML.

Aby podpisać profilem zaufanym należy kliknąć w pismo przewodnie prawym przyciskiem myszy i wybrać opcję Profil zaufany ver 5:

W kolejnym oknie zostanie wyświetlony podgląd pisma do podpisu. Należy wybrać opcję Podpisz PZ:

Okno przeglądarki zostanie przekierowane na stronę PZ gdzie możemy zobaczyć podpisywany dokument. Klikamy przycisk Podpisz i Wyślij:

Następnie wybieramy Podpis Zaufany i klikamy Przejdź do Podpisu:

Dalej należy wybrać sposób złożenia podpisu zaufanego Profil Zaufany/ e-dowód:

Po zalogowaniu się do swojego profilu podpisujemy dokument.

Po pomyślnym podpisaniu powrócimy do systemu EZD. Informacja o podpisie zostanie wyświetlona w prawym dolnym rogu dokumentu. Aby powrócić do widoku koszulki należy kliknąć Powrót Akt Pisma:

Wydruk dokumentów

Aby wydrukować informacje o akceptacjach dokumentu należy otworzyć koszulkę zawierającą dokument. Następnie klikamy prawym przyciskiem myszy na nazwę dokumentu i z menu kontekstowego wybieramy Wydruk ->Dokument + Uwierzytelnienie + Akceptacje, wersja PDF, ponieważ ten wydruk dokumentu dodatkowo zawiera informacje o złożonych akceptacjach:

Po kliknięciu dokument otworzy się w nowym oknie przeglądarki wraz z potwierdzeniem zgodności kopii z dokumentem elektronicznym oraz wszystkich nałożonych akceptacji:

Aby hurtowo pobierać wszystkie dokumenty z koszulki należy otworzyć folder, gdzie znajduje się koszulka np. W realizacji:

Potem należy odnaleźć koszulkę z której chcemy pobrać dokumenty w folderze:

Następnie należy przytrzymać klawisz CTRL i kliknąć lewym przyciskiem myszy na nazwę koszulki. W ten sposób koszulka zostanie dodana do okna hurtowego pobrania:

Możemy tutaj dodać inne koszulki ponownie klikając na nazwę i przytrzymując klawisz CTRL. Po dodaniu wszystkich koszulek klikamy na przycisk Pobierz, a następnie przechodzimy do menu głównego EZD klikając na logo w lewym górnym rogu ekranu:

W nowych pismach pojawiła się nowa koszulka o tytule: Hurtowe pobranie dokumentów. Liczba koszulek:1, gdzie liczba koszulek zależy od tego ile zaznaczyliśmy do pobrania:

Otwieramy koszulkę i w panelu Akta znajdujemy plik .zip o nazwie Skompresowane koszulki(1).zip, gdzie jak wyżej numer w nawiasie oznacza ilość zaznaczonych koszulek. Klikamy prawym przyciskiem myszy na nazwę plik skompresowanych koszulek i z menu kontekstowego wybieramy  .

Dla dokumentów, które w trakcie obiegu były poprawiane poprzez aktualizację pliku, nie ma chwilowo możliwości pobrania wydruku dokumentu potwierdzającego złożone akceptacje:

W przypadku wystąpienia błędu proponujemy korzystanie z wydruku dekretacji PDF, która zawiera opis obiegu koszulki oraz treść wszystkich dekretacji, czyli opisu zamieszczanego przez użytkowników w polu „uwagi” w oknie przekazania:

W przypadku, gdy nie wszystkie niezbędne w dalszym obiegu dokumentu informacje zostały tam umieszczone, lecz znajdują się w notatkach zamieszczonych w koszulce, należy pobrać wydruk notatki:

Foldery w systemie EZD

Koszulki Nowe trafiły na nasze konto i nie zostały jeszcze przez nas otwarte. Po otwarciu koszulka trafia do folderu W realizacji.

Wyszukiwanie

Wyszukiwarka pism znajduje się na dole panelu po lewej stronie:

W wyszukiwarce zaznaczamy minimum dwa kryteria wyszukiwania (np. właściciela koszulki, zakres dat utworzenia koszulki) a następnie klikamy przycisk   .

Pod przyciskiem zostaną wyświetlone nazwy koszulek spełniające kryteria, do których mamy dostęp. Po kliknięciu nazwy koszulki zostanie ona otwarta.

UWAGA: Przy wprowadzaniu nazwy można skorzystać ze znaku % na początku oraz na końcu naszego zapytania jak na poniższym przykładzie:

Znak % zastępuje dowolny ciąg znaków. Oznacza to, że w powyższym przykładzie zostaną wyszukane wszystkie koszulki zawierające w nazwie słowo decyzja.

Powyższy komunikat Widok pisma niedostępny oznacza, że nie posiadasz dostępu do koszulki, np. koszulka nie została do Ciebie przekazana, nie masz dostępu do koszulek w danej jednostce organizacyjnej lub na dokument w koszulce została nałożona ochrona danych.

Koszulkę powiązaną można wyszukać korzystając z panelu Wyszukiwanie w lewym dolnym rogu systemu EZD:

Po kliknięciu pojawi się okno wyszukiwania:

Aby wyszukać koszulkę przechodzimy do sekcji Koszulki i wprowadzamy znane nam kryteria wyszukiwania (minimum 2).

W przypadku wniosku do Działu Zamówień Publicznych parametrem wyszukiwania będzie nr SAP założonego wniosku:

Nr SAP wprowadzamy w polu Nazwa. Jako dodatkowy parametr należy wybrać zakres daty utworzenia koszulki.

W celu wyszukania konkretnej koszulki należy skorzystać ze znaku % na początku oraz na końcu wyszukiwanej frazy np. %9200015589%. Po poprawnym wprowadzeniu danych wyniki wyszukiwania pojawią się na dole strony:

Nazwa koszulki/sprawy jest jednocześnie linkiem - po kliknięciu otwiera koszulkę/sprawę jeżeli mamy do niej dostęp

Po prawej znajduje się wprowadzony znak sprawy. Jeżeli pole znak sprawy jest puste, oznacza to że wyszukana została koszulka. Gwiazdka na końcu numeru oznacza, że jest to koszulka powiązana ze sprawą o podanym numerze.

W wyszukiwarce można odnaleźć sprawy, koszulki i dokumenty utworzone w systemie EZD.

Widoczność i możliwość wejścia do koszulek/spraw w wyszukiwarce zależy od posiadanej przez nas grupy uprawnień.

Pracownik z podstawowymi uprawnieniami:

Może znaleźć i otworzyć zawartość: 

  • Koszulek, w których obiegu się znajduje,
  • Spraw, w których obiegu się znajduje,
  • Spraw założonych w swojej jednostce.

Może znaleźć (bez dostępu do zawartości):

  • Koszulki, w których obiegu znajduje się osoba z jego jednostki,
  • Sprawy założone w innych jednostkach, w których obiegu znajduje się osoba z jego jednostki.

Pracownik z uprawnieniami kierownika jednostki:

Może znaleźć i otworzyć zawartość: 

  • Koszulek, w których obiegu się znajduje,
  • Koszulek założonych w swojej jednostce,
  • Spraw, w których obiegu się znajduje,
  • Spraw założonych w swojej jednostce,
  • Spraw jednostki podrzędnej (np. spraw katedry w instytucie),
  • Spraw założone w innych jednostkach, w których obiegu znajduje się osoba z jego jednostki.

Może znaleźć (bez dostępu do zawartości):

  • Koszulki jednostki podrzędnej (np. spraw katedry w instytucie),

Wyszukiwanie pełnotekstowe – funkcja wyszukiwarki, dzięki której wyszukujemy dokumenty w systemie EZD po ich treści. Dotyczy to zarówno naturalnych dokumentów elektronicznych, jak i dokumentów zeskanowanych.

Wyszukiwanie pełnotekstowe dostępne jest w menu po lewej stronie w Wyszukiwanie w sekcji Dokumenty.

W celu wyszukania dokumentu należy wprowadzić co najmniej dwa parametry.

Przykładowe wyszukiwanie - nazwa dokumentu: Wniosek o pracę zdalną, treść dokumentu: Kowalski, klikamy Szukaj. Wynikiem wyszukiwania będą koszulki zwierające dokumenty, które w treści posiadają słowo „Kowalski”, a nazwa pliku zawiera zwrot „Wniosek o pracę zdalną”.

Parametry wyszukiwania:

Data utworzeniawprowadzamy datę załączenia lub utworzenia dokumentu w systemie EZD.

Rodzaj dokumentuwyszukujemy po rodzaju dokumentu wprowadzonym w metadanych dokumentu.

Nazwawpisujemy nazwę dokumentu, całą lub fragment nazwy/tytułu dokumentu bez ograniczenia ilości znaków i wyrazów.

Treść dokumentuwpisujemy słowo lub słowa, które znajdują się w dokumencie, który chcemy wyszukać. W celu wyszukania dokumentów po więcej niż jednym słowie używamy:

  • operatora AND np. wniosek and pracę and zdalną, wówczas wyszukamy dokumenty, w treści których zawarte są wszystkie trzy słowa;
  • operatora OR np. biurko or krzesło, wówczas wyszukamy dokumenty z jednym z tych dwóch słów.

Operatorów OR i AND można używać w jednym wyszukiwaniu.

WAŻNE!

  • W opcji Treść dokumentu nie można używać pojedynczych znaków i liter.
  • Gdy w koszulce znajduje się więcej, niż jeden dokument spełniający kryteria wyszukiwania, to w wynikach wyszukiwania zobaczymy tylko jeden z nich, najnowszy,  wraz z linkiem przekierowującym do koszulki.

Przygotowanie i wysyłanie pism na ePUAP

System EZD umożliwia przygotowanie i wysyłanie pism (tzw. ePisma) na adres elektronicznej skrzynki pocztowej na ePUAP, ePismo składa się z pisma przewodniego w formacie XML oraz ewentualnych załączników. Każdy użytkownik systemu EZD może utworzyć tzw. ePismo w systemie EZD. 

Tworzenie pisma przewodniego

Pismo przewodnie jest tworzone za pomocą specjalnego formularza, w już istniejącej lub nowo założonej koszulce.

Jeżeli do pisma będą dodane załączniki, należy je dołączyć do koszulki, w ramach której będzie dokonywana wysyłka.

W opisywanym przykładzie do koszulki dołączony jest jeden dokument, który będzie stanowił załącznik do wysyłanego pisma. Formularz należy otworzyć klikając przycisk ePismo w widoku koszulki:

Zostanie wyświetlony formularz pisma przewodniego (w formacie XML), który należy odpowiednio uzupełnić. Część informacji (dotyczących nadawcy oraz numeru sprawy) zostanie uzupełniona automatycznie:

Po uzupełnieniu wszystkich elementów treści pisma należy wybrać załączniki, które mają zostać do pisma dołączone i zapisać dokument.

W koszulce pojawi się dokument o rozszerzeniu XML oraz domyślnej nazwie Odpowiedź.xml. Nazwę pisma przewodniego można zmienić (zostanie ona wyświetlona również odbiorcy).

Pismo przewodnie można podpisać używając certyfikatu kwalifikowanego lub Profilu Zaufanego.

Instrukcja podpisywania dokumentów certyfikatem kwalifikowanym w systemie EZD dostępna jest na stronie https://przewodnik.ezd.uj.edu.pl/szkolenia/filmy-szkoleniowe oraz w części Pomoc >> Najczęściej zadawane pytania (FAQ) >> Podpis elektroniczny (certyfikat kwalifikowany i profil zaufany)

Instrukcja podpisywania Profilem Zaufanym znajduje się w części Pomoc >> Najczęściej zadawane pytania (FAQ) >> Podpis elektroniczny (certyfikat kwalifikowany i profil zaufany)

Ważne: Podpis Profilem Zaufanym można złożyć wyłącznie na dokumentach o rozszerzeniu XML.

Każdy pracownik posiada uprawnienia do wysyłania Korespondencji ePUAP. 

Aby wysłać pismo należy przejść do widoku eKorespondencja klikając przycisk w górnej części koszulki:

W oknie wysyłania zaznaczamy skrytkę ePUAP, z której ma zostać dokonana wysyłka, a poniżej wskazujemy pismo przewodnie, które ma zostać wysłane. Następnie należy wskazać adresata pisma. Definiowanie nowego adresata dokonujemy w zakładce Nowy, gdzie wprowadzamy jego imię i nazwisko (lub nazwę firmy/instytucji), adres skrytki, miejscowość i kraj.

Jeżeli pismo ma być dostarczone w trybie UPD (Urzędowe Potwierdzenie Doręczenia – z potwierdzeniem odbioru), należy zaznaczyć tę opcję. Ważne: wysyłając pismo w trybie UPD pismo przewodnie zawsze musi być podpisane w systemie EZD certyfikatem kwalifikowanym lub profilem zaufanym.

Uwaga! Jeżeli tworzymy odpowiedź na pismo, które wpłynęło z ePUAP, czyli odpowiedź jest w koszulce z wpływem z ePUAP to w zakładce Nadawcy dokumentów można wybrać odbiorcę pisma (automatycznie podpowiada się adres nadawcy). W zakładce Szukaj możemy wybrać wcześniej zapisanego odbiorcę pisma.

Po kliknięciu Dodaj, odbiorca zostanie dodany do wysyłki. Wysyłkę można dokonać do więcej niż jednego odbiorcy. Po dodaniu nastąpi powrót do zakładki Wybrani adresaci, gdzie znajduje się lista wszystkich odbiorców danej wysyłki.

Po kliknięciu przycisku Wyślij i potwierdzeniu wysyłki, pismo, wraz z ewentualnymi załącznikami, zostanie wysłane do wskazanych odbiorców.

W głównym widoku koszulki pojawi się wpis dotyczący wysyłki z informacją o statusie:

Ważne: na początku każda wysyłka będzie posiadała status Nie wysłano oznaczony kolorem czerwonym. Taka wysyłka jest dodana do kolejki i powinna zostać wysłana w ciągu kilku minut.

Po pomyślnej wysyłce, do pracownika dokonującego wysyłki pisma, zostanie wysłane powiadomienie mailowe. Jeżeli nastąpił błąd podczas wysyłki, powiadomienie będzie zawierało treść błędu.

Jeżeli pismo zostało wysłanie w trybie UPD, to po otrzymaniu poświadczenia od odbiorcy, ikona statusu wysyłki zostanie zmieniona oraz do koszulki zostanie dodany dokument UPD podpisany przez odbiorcę.

W przypadku wysyłki bez UPD, czyli w trybie UPP, odbiorca nie podpisuje poświadczenia o odbiorze przesyłki.

Aby wydrukować pismo lub zapisać je w formacie PDF należy kliknąć nazwę pisma prawym przyciskiem myszy i wybrać Podgląd w nowym oknie:

Następnie, kombinacją klawiszy Ctrl + P lub wybierając Drukuj w menu przeglądarki, możemy dokument wydrukować (wybierając drukarkę) lub zapisać jako PDF (wybierając Microsoft Print to PDF):

Do pisma przewodniego, które ma zostać wysłane za pośrednictwem ePUAP, można dołączać załączniki w formie plików. Załączniki dołączane bezpośrednio do pisma posiadają ograniczenie rozmiaru – wynosi ono 3,5 MB dla wszystkich załączonych dokumentów.

Oznacza to, że do pisma przewodniego można bezpośrednio dołączać pliki, których łączna wielkość nie przekracza 3,5 MB – czyli nie dołączymy bezpośrednio np. 4 plików PDF o rozmiarze 1 MB każdy.

Rozmiar pojedynczego pliku można sprawdzić, klikając ikonę Historii dokumentu, po prawej stronie nazwy pliku, na liście dokumentów w koszulce. W oknie, które się otworzy, będzie widoczny rozmiar:

W sytuacji, w której musimy dokonać wysyłki plików o większym rozmiarze (pojedynczy plik powyżej 3,5 MB lub wiele plików o łącznym rozmiarze większym niż 3,5 MB) należy skorzystać z funkcji Oznaczania dużych plików.

Oznaczania dużych plików powinniśmy dokonać przed dodaniem ich do pisma przewodniego. Na liście dokumentów w koszulce, dla każdego dokumentu, który chcemy dołączyć do pisma przewodniego, klikamy w jego nazwę prawym przyciskiem myszy – rozwinie się menu kontekstowe dokumentu. Wybieramy opcję

Oznacz jako Duży Plik.

Rozpocznie się proces oznaczania dokumentu jako Duży Plik. Należy wówczas zaczekać, aż proces się zakończy. Zazwyczaj trwa to poniżej minuty.

Jeżeli chcemy załączyć więcej dokumentów, powtarzamy czynność dla każdego z plików (nie trzeba czekać, aż poprzedni plik się oznaczy).

W trakcie oznaczania w menu kontekstowym pojawi się informacja o trwającym procesie:

Po zakończeniu będzie widoczna informacja, że plik został Oznaczony jako Duży Plik:

Jeżeli widzimy taką informację, dokument może zostać dodany jako załącznik do pisma przewodniego.

UWAGA: Jeżeli do pisma przewodniego zostały dodane załączniki przed oznaczeniem ich jako duży plik, należy pismo przewodnie edytować i zaznaczyć załączniki ponownie.

Jeżeli pismo przewodnie zostało wcześniej podpisane elektronicznie (certyfikatem lub Profilem Zaufanym), nie można go edytować – wówczas należy utworzyć je od nowa, a do nazwy starego pisma przewodniego dopisać, że jest błędne.

Aby edytować pismo przewodnie, klikamy jego nazwę lewym przyciskiem myszy. Zostanie wyświetlony podgląd. W lewym górnym rogu klikamy przycisk Edycja:

Następnie w dolnej części formularza ponownie zaznaczamy dokumenty, które chcemy załączyć do pisma:

Zatwierdzamy przyciskiem Zapisz.

W kolejnym kroku dokonujemy standardowej wysyłki pisma, przez moduł eKorespondencja lub (w przypadku braku uprawnień do wysyłki) przekazujemy do właściwej osoby w celu wysłania.

Przesyłki wpływające (RPW)

Taką wiadomość e-mail otrzymują użytkownicy systemu EZD, do których wpłynęło pismo na UJ, a następnie zostało zarejestrowane w Rejestrze przesyłek wpływających (RPW). Wiadomość jest generowana automatycznie przez system EZD, gdy koszulka z informacją o nowym piśmie jest przekazywana np. przez Dziennik Podawczy.

Aby zapoznać się z informacją bezpośrednio w systemie EZD, należy zalogować się do systemu. Informacje związane z logowaniem umieszczone są na stronie: https://przewodnik.ezd.uj.edu.pl/.

Po zalogowaniu się do systemu otrzymamy dostęp do koszulki (Folder Nowe) z zarejestrowaną przesyłką z numerem RPW oraz informacją m.in. o nadawcy, dacie wpływu:

Zgodnie z obowiązującą Instrukcją Kancelaryjną wszystkie przesyłki wpływające na UJ są rejestrowane.

Wiadomość e-mail zalecamy traktować jako dodatkową informację o nadejściu przesyłki w formie papierowej, które zostaną przekazane w sposób tradycyjny, tak jak dotychczas.

Po otrzymaniu przesyłki w formie papierowej, koszulkę można zakończyć jako prowadzoną poza EZD lub załączyć dokumenty i procedować dalej jako sprawę w systemie EZD.

Aby zarejestrować przesyłkę wpływającą w systemie EZD należy na początku utworzyć koszulkę oraz załączyć do niej dokument (np. mail), który chcemy zarejestrować jako przesyłkę.

Następnie klikamy prawym przyciskiem myszy na dokument i z menu podręcznego wybieramy Rejestr wpływający (RPW) --> Rejestruj:

Po kliknięciu otworzy się okno podobne do uzupełniania metadanych, gdzie wprowadzamy dane nadawcy, które należy zaimportować z bazy lub wprowadzić ręcznie:

Po upewnieniu się o poprawności danych i wprowadzeniu ewentualnych dodatkowych informacji klikamy przycisk Zapisz, który nadaje nr RPW dla naszego dokumentu, który będzie znajdował się po lewej od nazwy dokumentu. Po najechaniu na RPW pojawią się wprowadzone przez nas szczegóły nadawcy:

Przesyłki wpływające do UJ są rejestrowane w systemie EZD i otrzymują nr RPW. Jeżeli w takiej koszulce nie wprowadzono skanu poczty, to istnieje możliwość uzupełnienia lub zaktualizowania skanu poczty:

Aby wprowadzić skan poczty należy w pierwszej kolejności zeskanować pismo, a następnie załączyć do systemu EZD klikając ikonę aktualizuj dokument   . W pojawiającym się oknie wybrać z naszego komputera skan, a następnie załączyć go do systemu EZD.

Po wykonaniu operacji wpis w panelu Akta zmieni nazwę na załączony przez nas plik ze skanem otrzymanej poczty.

Przygotowanie korespondencji wychodzącej

Przed przekazaniem przesyłki na Dziennik Podawczy, do Działu Administracji Kampusu lub innego punktu kancelaryjnego należy w systemie EZD kliknąć w przycisk Korespondencja:

Po kliknięciu ukaże nam się okno rejestrowania korespondencji, w którym należy wybrać:

  • załączniki z koszulki, które znajdują się w kopercie (opcjonalne) ,
  • adresata,
  • rodzaj przesyłki.

Załączniki dodajemy zaznaczając dokument w górnej części okna rejestrowania:

Adresata wybieramy przechodząc na zakładkę Szukaj Adresata i wyszukując go z bazy adresatów. Jeżeli korespondowaliśmy wcześniej mamy możliwość ponownego wybrania ostatniego nadawcy lub wybrania adreata z zakładki Adresaci sprawy:

Rodzaj przesyłki określamy w dolnej części okna np. List polecony + ZPO:

Następnie pojawi się okno wyboru wydruku etykiety, bądź nadruku etykiety na kopertę. Wydrukowaną etykietę z kodem kreskowym należy nakleić na kopercie.

W przypadku listu ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru należy wydrukować etykietę na zwrotkę, a następnie nakleić ją w górnym lewym rogu zwrotu lub wydrukować dane wraz z kodem kreskowym na zwrotkę.
Należy zwrócić uwagę na to żeby na zwrotce, wprowadzić adres do zwrotu Dziennik Podawczy UJ (ul. Gołębia 24, 31-007 Kraków) albo Dział Administracji Kampusu (ul. Gronostajowa 3, 30-387 Kraków), ponieważ tylko pracownicy z uprawnieniami punktu kancelaryjnego mają możliwość poprawnego zarejestrowania zwrotki w systemie EZD.

Po zarejestrowaniu korespondencji w panelu Akta pojawi się informacja o korespondencji i jej statusie wysyłki. Kolor kropki oznacza: Niewysłana (czerwona), Przyjęta (niebieska), Wysłana (zielona).

UWAGA: Powyższa procedura nie dotyczy przesyłek wychodzących oddawanych bezpośrednio do punktu pocztowego.

Po kliknięciu przycisku Korespondencja wykonujemy kroki, takie jak w przypadku przygotowania przesyłki wychodzącej, lecz na końcu z menu wybieramy Rodzaj przesyłki: Osobiście.

Takiej korespondencji nie zanosimy do kancelarii tylko zmieniamy jej status na wysłany. 

Aby zmienić status korespondencji klikamy na czerwoną kropkę statusu:

Po kliknięciu pojawi nam się okno potwierdzające zmianę statusu:

Po wybraniu zostanie wygenerowane pismo potwierdzające odbiór osobisty:

W module Korespondencji, w zakładce Szukaj adresata, można wyszukać adres korespondencyjny studenta lub absolwenta na podstawie numeru indeksu. W tym celu, w formularzu danych adresata, należy przejść na koniec formularza i kliknąć przycisk Atrybuty odkryj. Wyświetli się lista dodatkowych atrybutów adresatów

Po kliknięciu przycisku pojawi się pole do wprowadzenia numeru indeksu.

Widoczność danych korespondencyjnych studentów oraz absolwentów jest ograniczona tylko dla pracowników właściwych Wydziałów.

Aby wprowadzić listę seryjną do systemu, na początek należy przygotować odpowiedni załącznik zgodnie z poniższym szablonem: Szablon adresatów (dostępny po zalogowaniu).

Pracownik uzupełnia dokument wprowadzając wszystkie dane, które posiada. Uwaga! Nie ma konieczności uzupełniania wszystkich kolumn i wierszy. 

Następnie należy zapisać przygotowany plik w rozszerzeniu .csv (rozdzielany przecinkami).

Po zapisaniu dokumentu, wybieramy w systemie EZD w module Przydatne zakładkę Listy Seryjne:

Następnie należy wybrać opcję Import adresatów. Wyświetli się okno, w którym należy wskazać system operacyjny oraz przygotowany wcześniej dokument (w rozszerzeniu .csv - rozdzielany przecinkami). Następnie klikamy Dalej.  

Wyświetli się widok, w którym należy wybrać nazwę kolumny z EZD zgodnie z nazwą szablonu. Tutaj również nie ma potrzeby uzupełniania wszystkich kolumn. W przypadku braku danych należy zostawić wartość „Wybierz kolumnę”. Po uzupełnieniu klikamy ponownie Dalej 

Zostaniemy przeniesieni do podglądu importowanych adresatów. Należy upewnić się, że dane wgrały się poprawnie. Następnie w pole Nazwa listy seryjnej wprowadzić jej nazwę i zatwierdzić przez kliknięcie: Dalej

Potwierdzeniem zakończenia importowania listy seryjnej będzie komunikat z informacją o ilości importowanych adresatów. 

Użytkownik znajdzie zaimportowaną listę w zakładce Listy adresatów (seryjna). Po wyszukaniu odpowiednich adresatów należy kliknąć Wczytaj do wybranych 

Użytkownik zobaczy wczytanych adresatów na liście Wybranych adresatów:

Po uzupełnieniu informacji związanych z korespondencją proces potwierdzamy przyciskiem Rejestruj.

Wyświetli się okno drukowania etykiet dla wszystkich wybranych adresatów.

W celu uzupełnienia, poprawienia danych adresata lub dodania zwrotu grzecznościowego do wydruku na etykiecie lub kopercie w systemie EZD należy edytować dane wybranego adresata klikając przycisk Edytuj:

Pola, podlegające edycji to: Imię, Nazwisko i Zwrot przed Nazwisko i Imię oraz Pełniona funkcja. 

Po wprowadzeniu odpowiednich danych klikamy przycisk Zapisz. Wygląd wydruku etykiety z dodatkowym zwrotem grzecznościowym oraz dopisanym imieniem i nazwiskiem konkretnej osoby, do której kierujemy przesyłkę, prezentuje się następująco:

Pełniona funkcja nie będzie widoczna na etykiecie. Wydruk koperty będzie natomiast zawierał wszystkie dodatkowe informacje, włącznie z pełnioną funkcją:

Aby przygotować zwrotne potwierdzenie odbioru (zwrotka) użytkownik powinien skorzystać z dostępnych wydruków etykiet lub nadruków na zwrotki dostępnych w systemie EZD.  

Wydruki zwrotek oraz etykiet na zwrotki dostępne są po zarejestrowaniu korespondencji wychodzącej z wybraniem rodzaju korespondencji zawierającej ZPO - Zwrotne Potwierdzenie Odbioru

Po zarejestrowaniu korespondencji w opcjach wydruku znajdzie się zakładka Zwrotki, z której należy wybrać odpowiedni sposób: 

Dla zwrotek krajowych dostępne są opcje: 

- Etykieta zwrotka krajowa ADRESAT - z możliwością wyboru Inicjałów pracownika. Etykieta jest drukowana na drukarce etykiet Zebra. Zawiera kod kreskowy, numery przesyłki, dane adresata oraz opcjonalnie inicjały pracownika.  

UWAGA! Dane nadawcy należy dopisać odręczenie lub skorzystać z etykiety: Zwrotka krajowa NADAWCA.

- Etykieta zwrotka krajowa NADAWCA z możliwością wyboru Inicjałów pracownika, Adresu nadawcy: UJ (Gołębia 24) lub DAK (ul. Gronostajowa 3), oraz kodu kreskowego zwrotki. Etykieta ta jest drukowana na drukarce etykiet Zebra.

- Nadruk na zwrotkę krajową z możliwością wyboru Adresu nadawcy do wyboru: UJ (Gołębia 24) lub DAK (ul. Gronostajowa 3). Zawiera wszystkie dane konieczne do prawidłowego wypełnienia zwrotki: adres nadawcy, kod kreskowy zwrotki oraz dane nadawcy. 

Dla zwrotek zagranicznych dostępne są opcje: 

- Etykieta zwrotka zagraniczna NADAWCA z możliwością wyboru Inicjałów pracownika oraz Adresu nadawcy: UJ (Gołębia 24) lub DAK (ul. Gronostajowa 3). Etykieta ta jest drukowana na drukarce etykiet Zebra. Zawiera adres nadawcy (należy wybrać jeden), kod kreskowy zwrotki oraz opcjonalnie inicjały pracownika.

UWAGA! Dane nadawcy, należy dopisać odręczenie.

- Nadruk na zwrotkę zagraniczną. Zawiera dane Adresata oraz kod kreskowy zwrotki. 

UWAGA! Dane nadawcy, należy dopisać odręczenie.

- Nadruk na zwrotkę zagraniczną - jednostronną. Zawiera dane Adresata, kod kreskowy zwrotki oraz dane nadawcy: UJ (Gołębia 24) lub DAK (ul. Gronostajowa 3) - należy wskazać jeden. 

Użytkownik samodzielnie ocenia, który sposób opisywania zwrotek jest dla niego najbardziej optymalny. Jeśli nie posiada dostępu do drukarek etykiet, zalecane jest korzystanie z opcji drukowania bezpośrednio na zwrotce. Lokalni administratorzy komputerów mogą pomóc w dostosowaniu wydruku na drukarkach. Wymiary wydruków są podane przy nazwach szablonów. 

Zbiorcze (hurtowe) działania na koszulkach

Klikając na folder Nowe lub W realizacji przechodzimy do widoku wszystkich koszulek. Wciskając na klawiaturze klawisz CTRL (control) jednocześnie klikamy lewym przyciskiem myszy na wybrane tytuły koszulek lub spraw.

W nowym oknie Wybrane koszulki przyciskamy opcję Przekaż, która otworzy okno przekazywania pisma. 

Po wybraniu odbiorcy i uzupełnieniu uwag klikamy przycisk Przekaż.

Na koncie odbiorcy wszystkie koszulki trafią do folderu Nowe:

Klikając na folder Nowe lub W realizacji przechodzimy do widoku wszystkich koszulek. Wciskając na klawiaturze klawisz CTRL (control) jednocześnie klikamy lewym przyciskiem myszy na wybrane tytuły koszulek lub spraw.

W nowym oknie Wybrane koszulki przyciskamy opcję Pobierz:

W folderze nowe zostanie utworzona koszulka Hurtowe pobranie dokumentów. Liczba koszulek: (Ilość zaznaczonych pism).

W koszulce będzie dodany załącznik Skompresowane załączniki (2).zip. Po kliknięciu lub wybraniu z menu kontekstowego Pobierz plik zostanie zapisany na komputerze. 

Klikając na folder Do podpisu przechodzimy do widoku wszystkich koszulek na naszym koncie, w których znajdują się dokumenty do akceptacji. Dokumenty muszą mieć monit lub wcześniejszą akceptacje by pojawić się na liście. 

Po kliknięciu strzałki rozwinie się lista wszystkich dokumentów w koszulce, które możemy zaakceptować.

Należy zaznaczyć kwadratowe pole obok nazwy dokumentu, który chcemy zaakceptować. Następnie po prawej stronie pojawi się zielony przycisk Zaakceptuj zaznaczone (2) (liczba zaznaczonych dokumentów).

Po wybraniu wszystkich dokumentów klikamy na przycisk Zaakceptuj zaznaczone. Pojawi się okno weryfikujące gdzie klikamy Akceptuje.

Na końcu pojawi się okno potwierdzające akceptacje. Jeżeli dokument był już przez nas zaakceptowany zostanie on pominięty.

Składy chronologiczne i składy informatycznych nośników danych

Do składu chronologicznego przekazujemy przesyłki wpływające i pisma wewnętrzne wytworzone w postaci papierowej, które dotyczą spraw prowadzonych elektronicznie w systemie EZD, czyli zarejestrowanych w zielonej klasie JRWA w systemie EZD.

Składy chronologiczne są prowadzone przez pracowników obsługujących punkty kancelaryjne.

Dokumenty należy przekazać najpóźniej przed zakończeniem sprawy w systemie EZD.

Po przekazaniu pełnej dokumentacji do składu chronologicznego, w koszulce ze sprawą pojawi się informacja, że dane dokumenty znajdują się w składzie:

Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:

    -  przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych (na płycie CD, pendrive itp.) – takie przesyłki podlegają rejestracji w rejestrze przesyłek wpływających;

    -  stanowiące załącznik do pisma przekazanego w postaci papierowej – takie przesyłki rejestruje się wraz z pismem przekazanym w postaci papierowej.

Uwaga! Najpóźniej przed zakończeniem sprawy prowadzący zobowiązany jest do przekazania informatycznych nośników danych zawierających dokumenty stanowiące akta sprawy do składu informatycznych nośników danych.

Wypożyczenie oraz wyrejestrowanie dokumentacji oraz informatycznych nośników danych ze składu chronologicznego następuje po wcześniejszym ich zamówieniu w systemie EZD za pomocą 2 ikon:

 - Zamów wypożyczenie/Zamów wyrejestrowanie

 

Po wybraniu opcji Zamów wypożyczenie wyświetli się okno, w którym wprowadzamy uwagę do wypożyczenia i potwierdzamy przyciskiem Zapisz:

W przypadku opcji Zamów wyrejestrowanie oprócz uwag, w oknie należy jeszcze wskazać powód wyrejestrowania i potwierdzić przyciskiem Zapisz:

Następnie należy zaczekać aż pracownik kancelarii znajdzie taki dokument lub nośnik na składzie i poinformuje nas o tym, że jest on gotowy do odbioru. Informację te znajdziemy bezpośrednio w koszulce:

Zamówioną dokumentacje i nośniki odbieramy w kancelarii, w której dokumenty były wcześniej zarejestrowane.

W celu zwrócenia dokumentów lub nośnika do składu, należy się ponownie udać do punktu kancelaryjnego, z którego dokument lub nośnik został wypożyczony.

System demonstracyjny EZD-DEMO

System demonstracyjny EZD-DEMO jest przeznaczony bezpośrednio do ćwiczeń oraz przetestowania funkcjonalności systemu EZD. Dane w EZD-DEMO są zanimizowane. Oznacza to, że nie można zalogować się do systemu korzystając ze swojego loginu i hasła.

Aby zalogować się do systemu EZD-DEMO należy wybrać jeden z udostępnionych loginów i haseł podanych w linku informacje dotyczące zalogowania się do EZD-DEMO (aby otworzyć link należy zalogować się do sieci UJ).

Wszystkie informacje znajdują się na stronie przewodnika EZD w zakładce Szkolenia --> Ćwiczenia i EZD-DEMO.

Oznacza to, że nie zostało poprawnie nawiązane połączenie z Extranetem EZD w programie Pulse Secure. W odróżnieniu od podstawowego systemu EZD, system EZD-DEMO działa tylko po połączeniu z siecią extranetu SAP (nie można połączyć się z nim korzystając z extranetu USOS).

Aby skorzystać z EZD-DEMO należy rozłączyć obecne połączenie w programie Pulse Secure i uruchomić połączenie z extranetem SAP: extranet.uj.edu.pl/sap. Po połączeniu pojawi się okno logowania do systemu EZD-DEMO.

Jeżeli w Pulse Secure dodane jest tylko jedno połączenie w extranecie (np. USOS) należy dodać połączenie z extranetem EZD. Pełna instrukcja dodawania znajduje się pod linkiem informacje dotyczące zalogowania się do EZD-DEMO (aby otworzyć link należy zalogować się do sieci UJ).

Wszystkie informacje znajdują się na stronie przewodnika EZD w zakładce Szkolenia --> Ćwiczenia i EZD-DEMO.