Zgodnie z Zarządzeniem nr 27 Rektora UJ z dnia 28 lutego 2023 r. w sprawie: zasad użytkowania systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją na Uniwersytecie Jagiellońskim (nie dotyczy Collegium Medicum) użytkownikiem systemu EZD może być:

• pracownik UJ – w zakresie związanym z wykonywaniem obowiązków służbowych;
• osoba działająca na rzecz UJ na podstawie umowy cywilnoprawnej;
• inna osoba – w zakresie niezbędnym do realizacji celów i zadań UJ.

UWAGA! W przypadku niepoprawnych danych na koncie systemu EZD należy poinformować Dział ds. systemu EZD za pomocą wiadomości przesłanej na adres e-mail: pomoc@ezd.uj.edu.pl.

Wymagane jest, aby użytkownicy systemu EZD posiadali upoważnienie do przetwarzania danych osobowych (Załącznik nr 10 do Polityki Bezpieczeństwa) w systemach informatycznych.

Konta w systemie EZD, dla pracowników UJ (osób posiadających umowę o pracę), są tworzone, usuwane i aktualizowane na podstawie danych z systemu zarządzania tożsamością UJ.

Konto jest tworzone w terminie około 3 dni roboczych od daty zawarcia umowy o pracę. Nowy użytkownik zostanie poinformowany o utworzeniu konta za pomocą wiadomości przesłanej na adres poczty elektronicznej.

Aktualizacja danych w koncie systemu EZD: tytuł naukowy, imię, nazwisko, adres e-mail, jednostki organizacyjnej oraz uprawnienia kierownicze, jest wprowadzana na bieżąco.

Zmiany takich danych jak: imię, nazwisko, stanowisko, jednostka organizacyjna powoduje następujące skutki w systemie EZD:

• usunięcie szablonów obiegu, w których użytkownik został zapisany,
• usunięcie aktualnie trwających zastępstw ustawionych przez użytkownika,
• brak możliwości skorzystania z funkcji "Zwróć" w koszulkach, które użytkownik przekazał do innych pracowników (koszulkę można przekazać korzystając z funkcji „Przekaż”),
• brak możliwości wyszukania użytkownika w systemie EZD wpisując poprzednie dane osobowe.

Po wprowadzeniu takich zmian użytkownik systemu EZD zostanie poinformowany za pomocą wiadomości przesłanej na adres poczty elektronicznej.

Zmiana jednostki organizacyjnej (przejście pracownika do innej jednostki) wiąże się z utratą dostępu do koszulek i spraw prowadzonych w ramach wcześniejszej jednostki. Dlatego też przed wprowadzeniem zmiany jednostki organizacyjnej konieczne jest przekazanie na konto przełożonego, bądź właściwego pracownika, koszulek i spraw znajdujących się w folderach „Nowe” i „W realizacji” oraz usunięcie nadanych zastępstw.

Zamknięcie konta w systemie EZD następuje wraz z zakończeniem umowy o pracę. Dlatego też przed jego zamknięciem konieczne jest przekazanie na konto przełożonego, bądź właściwego pracownika, koszulek i spraw znajdujących się w folderach „Nowe” i „W realizacji” oraz usunięcie nadanych zastępstw. Po zakończeniu umowy nie będzie możliwości zalogowania się do konta systemu EZD. W przypadku nie wykonania powyższych czynności, koszulki i sprawy znajdujące się w folderach „Nowe” i „W realizacji” zostaną przekazane do kierownika jednostki, w celu zamknięcia konta.

W sytuacji, gdy konto w systemie EZD należy utworzyć dla osoby działającej na rzecz UJ na podstawie umowy cywilnoprawnej lub innej osoby (w zakresie niezbędnym do realizacji celów i zadań UJ) konieczne jest wysłanie Formularza zgłoszenia/ usunięcia/ zmiany uprawnień użytkownika systemu EZD. Procedura zgłaszania lub zmiany danych użytkowników systemu EZD odbywa się w całości elektronicznie w systemie EZD. W formularzu należy podać dane: imię, nazwisko, e-mail służbowy (w domenie uj.edu.pl) oraz pełną nazwę jednostki organizacyjnej do której należy wprowadzić użytkownika.

Wypełniony formularz akceptuje w systemie EZD przełożony lub kierownik jednostki organizacyjnej, a następnie przekazuje w systemie EZD na konto: Administrator Systemu EZD zgodnie z instrukcją Jak zgłosić nowego użytkownika – dostępna po zalogowaniu się do konta UJ.