Wysyłka w trybie Publicznej Usługi Hybrydowej (PUH) polega na nadaniu korespondencji w formie elektronicznej, do adresata nieposiadającego adresu do doręczeń elektronicznych (ADE), przekształceniu jej na formę papierową przez operatora wyznaczonego (Pocztę Polską), w której dostarczana jest adresatowi.

Przygotowanie korespondencji do wysyłki

Aby przygotować korespondencję do wysyłki należy  w koszulce/sprawie przygotować pismo/-a podpisane certyfikatem kwalifikowanym.

Wysyłka w trybie PUH zezwala na przesłanie dokumentów zapisanych wyłącznie w rozszerzeniu .pdf. Dokumenty muszą zostać przygotowane zgodnie z Regulaminem świadczenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej dostępnego na stronie Poczty Polskiej. W przypadku niezastosowania się do ww. instrukcji wysyłka w trybie PUH nie zostanie przyjęta do realizacji.

Podstawowe założenia dot. przygotowania dokumentów:

• minimalne marginesy pliku PDF - 10 mm (górny), 8 mm (dolny) oraz 15 mm (lewy i prawy);
• format A4 w orientacji pionowej (210 mm x 297 mm);
• maksymalnie 98 kartek (przy wydruku dwustronnym - 196 stron druku);
• plik PDF nie może być zabezpieczony hasłem do wydruku, do edycji, kopiowania, do zmiany lub innych opartych o certyfikaty;
• nazwa pliku PDF:

1. nie może zawierać znaków niedozwolonych: ~ "# % & *: < >? ! / \ { | },
2. spacje wiodące i końcowe w nazwach plików nie są dozwolone,
3. długość nazwy pliku wraz z rozszerzeniem max. 128 znaków;

•  pliki PDF nie mogą zawierać aktywnych formularzy.

Uwaga! Niezgodność panieru firmowego UJ z wymaganiami e-Doręczeń w trybie PUH. Wzór papieru uniwersyteckiego dla jednostek, określony według systemu identyfikacji wizualnej – księga norm z 2008 r., z prawym paskiem z danymi jednostki, nie spełnia regulaminu e-Doręczeń w zakresie wysyłki za pośrednictwem PUH. Margines górny oraz margines prawy jest za mały i system Poczty Polskiej odrzuci pisma przygotowane do wysyłki na tym papierze firmowym. 

Rejestrowanie korespondencji

Aby zarejestrować korespondencję do wysłania należy przejść do widoku e-Doręczenia klikając przycisk w górnej części koszulki.

Adresowanie korespondencji 

Wyświetli się okno, w którym należy wskazać adresata lub adresatów korespondencji.

Użytkownik może skorzystać z następujących opcji:

• Wyszukiwanie – pozwala na wyszukanie adresatów korespondencji z bazy adresowej systemu EZD lub bazie adresów elektronicznych BAE, jest to najczęściej wykorzystywana opcja. 
• Listy seryjne – opcjonalna funkcja, pozwala wykorzystać zdefiniowane i zaimportowane do systemu listy adresatów, do których zbiorczo można wysłać taką samą korespondencję w tym samym trybie e-Doręczeń.   
• Adresaci sprawy – pozwala wybrać adresata, jeśli w koszulce/ sprawie, znajduje się już wcześniej zarejestrowana korespondencja, wychodząca (PURDE i PUH) lub wpływająca (PUH). 
• Ostatnio wybierani – pozwala wybrać adresata, do którego użytkownik wcześniej wysyłał już korespondencję. 

W przypadku zaznaczenia opcji Wyszukiwanie użytkownik zobaczy okno, w którym można wyszukać adres odbiorcy w bazie adresowej systemu EZD.

Należy wprowadzić dane, które pozwolą zawęzić zakres wyszukiwania i potwierdzić klikając

 

Wprowadzanie danych należy zacząć od nazwiska adresata lub nazwy firmy. 

Jeśli wyszukanie zakończy się powodzeniem, dane adresata pojawią się poniżej: Nazwa, Adres, Adres elektroniczny (dot. BAE - bazy adresów elektronicznych), jeśli został dodany. 

Na liście wyników wyszukiwania adresata ikona lupy, która wyświetla się przy adresie elektronicznym np. AE:PL-68562-86246-JAFUR-19, służy do zweryfikowania poprawności danych w bazie adresów elektronicznych BAE.

Jeśli w polu Adres elektroniczny widnieje opis „Wyszukaj w BAE”, oznacza to, że adresat jest dodany do bazy adresowej EZD, ale nie posiada dodanego adresu do doręczeń elektronicznych (ADE). 

Jeśli pojawi się komunikat 

to znaczy, że adresata nie ma w bazie EZD i należy wyszukać dane w bazie BAE. W przypadku braku danych adresata zarówno w systemie EZD jak i w BAE , należy dodać dane klikając Dodaj adresata. 

Pojawi się okno, w którym możliwe jest wprowadzenie danych adresowych, aby wysyłka w trybie PUH była możliwa.

Uwaga! Należy pamiętać, że na obecnej wersji systemu EZD tj. 3.118 po kliknięciu opcji Utwórz adesata okno dodawania nie wyłączy się samodzielnie oraz nie pojawi się komunikat o dodaniu. Wynika to z obecnego błędu. Natomiast adresat zostanie dodany do bazy.

W ostateczności, jeżeli wysyłka w trybie PUH nie będzie możliwa, należy przesłać przesyłkę w innym trybie np. ePUAP, tradycyjnie. 

Po wyszukaniu adresata, należy kliknąć lewym przyciskiem myszy w belkę z jego nazwą, w ten sposób adresat zostanie dodany do zakładki Wybrani. 

Po przejściu w zakładkę Wybrani można zweryfikować wskazanego/-ych adresata/-ów oraz ewentualnie usunąć z listy za pomocą znaku X. 

Uwaga! Jeśli ta sama korespondencja jest wysyłana do większej liczby adresatów, należy pamiętać, że nie jest możliwe, aby jednocześnie zarejestrować korespondencję do adresatów w trybie PURDE i PUH. Jeśli na liście wybranych adresatów znajdują się adresaci posiadający adres w BAE oraz adresaci nieposiadający takiego adresu, to system EZD narzuci dla wszystkich wskazanych adresatów wysyłkę w trybie PUH. W takim przypadku należy podzielić adresatów na tych posiadających adres w BAE i zarejestrować do nich oddzielnie przesyłkę w trybie PURDE. 

Załączniki i ustawienie parametrów wysyłki

Dla wysyłki w trybie PUH konieczne jest wskazanie załącznika/ pisma w formacie pdf.

Po wskazaniu załącznika, pojawi się licznik informujący o objętości załączników oraz liczbie stron.

Uwaga! Należy pamiętać, że łączna objętość załączników nie może przekroczyć 15 MB, a łączna liczba stron nie może przekraczać 98 kartek (196 stron w przypadku wydruku dwustronnego)

W polu Parametry publicznej usługi hybrydowej użytkownik określa dodatkowe parametry związane z przesyłką. 

Rekomendowane ustawienie parametrów: sposób wysyłki – czarno-białe, rodzaj wydruku – dwustronny, kategoria – ekonomiczna, w przypadku niedostarczenia – zniszczyć?.

Proces wysyłki potwierdza się klikając w panel: 

Statusy wysyłki

W widoku koszulki/ sprawy w systemie EZD, widoczna będzie informacja o zarejestrowanej korespondencji wychodzącej oraz jej statusie. 
Poszczególne statusy oznaczono kolorami

 "Przygotowana do wysyłki" - oczekuje na przesłanie z systemu EZD do sytemu e-Doręczeń;
 

"Przyjęta przez eDoręczenia" - przesyłka została przyjęta do systemu e-Doręczeń;
 

"Potwierdzenie nadania" - potwierdzenie ze strony operatora wyznaczonego (Poczty Polskiej), że wysyłka została wysłana i wystawiono potwierdzenia nadania, w koszulce pojawia się dokument "Wiadomość EZD (Potwierdzenie nadania).xml";
 

"Błąd wysyłki" - wystąpienie błędu podczas nadawania przesyłki np.: Błąd wysyłki Błąd walidacji (HDW - Niepusta przestrzeń górnego marginesu), czyli niewłaściwe przygotowanie dokumentu pdf do wydruku przez operatora pocztowego;
 

"Potwierdzenie odebrania" - potwierdzenie, że przesyłka została odebrana przez odbiorcę lub potwierdzenie nastąpiło w trybie fikcji doręczenia (jeśli w ciągu 14 dni odbiorca nie odebrał przesyłki, zgodnie z przepisami prawa uważa się ją za skutecznie doręczoną), w koszulce pojawia się dokument elektronicznego potwierdzenia odbioru (EPO).