Wysyłka w trybie Publicznej Usługi Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (PURDE) polega na nadaniu i doręczeniu korespondencji w formie elektronicznej do adresata posiadającego adres do doręczeń elektronicznych (ADE).

Przygotowanie korespondencji do wysyłki

Aby przygotować korespondencję do wysyłki należy w pierwszej kolejności w koszulce/ sprawie przygotować pismo/-a elektroniczne podpisane certyfikatem kwalifikowanym.

Wysyłka w trybie PURDE zezwala na przesłanie dokumentów zapisanych w wielu rozszerzeniach. Dokumenty muszą zostać przygotowane zgodnie z Regulaminem świadczenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej dostępnego na stronie Poczty Polskiej. W przypadku niezastosowania się do ww. instrukcji wysyłka w trybie PURDE nie zostanie przyjęta do realizacji.

Uwaga! Nazwa przesyłanych dokumentów nie może zawierać następujących znaków: (~ "# % & *: < >? ! / \ { | } ;) długość nazwy pliku wraz z rozszerzeniem może wynosić maksymalnie 128 znaków.

Rejestrowanie i adresowanie korespondencji

Aby zarejestrować korespondencję do wysłania należy przejść do widoku e-Doręczenia klikając przycisk w górnej części koszulki.

Adresowanie korespondencji 

Wyświetli się okno, w którym należy zacząć od wskazania adresata lub adresatów korespondencji.
Użytkownik może skorzystać z następujących opcji:

• Wyszukiwanie – pozwala na wyszukanie adresatów korespondencji z bazy adresowej systemu EZD lub bazie adresów elektronicznych BAE, jest to najczęściej wykorzystywana opcja. 
• Listy seryjne – opcjonalna funkcja, pozwala wykorzystać zdefiniowane i zaimportowane do systemu listy adresatów, do których zbiorczo można wysłać tą samą korespondencję w tym samym trybie e-Doręczeń (PURDE lub PUH).    
• Adresaci sprawy – pozwala wybrać adresata, jeśli w koszulce/ sprawie, znajduje się już wcześniej zarejestrowana korespondencja wpływająca     (PURDE). 
• Ostatnio wybierani – pozwala wybrać adresata, do którego użytkownik wcześniej wysyłał już korespondencję. 

W przypadku zaznaczenia opcji Wyszukiwanie użytkownik zobaczy okno, w którym można wyszukać adres do doręczeń elektronicznych (ADE) zarówno w bazie adresowej systemu EZD, jak i w bazie adresów elektronicznych BAE. 

Aby wyszukać dane adresata w bazie adresowej systemu EZD należy wprowadzić dane, które pozwolą zawęzić zakres wyszukiwania i potwierdzić klikając 

Rekomendowane jest wprowadzanie w pierwszej kolejności nazwiska adresata lub nazwy firmy. 

Jeśli wyszukanie zakończy się powodzeniem, dane adresata pojawią się poniżej: Nazwa, Adres, Adres elektroniczny (dot. BAE - bazy adresów elektronicznych), jeśli został dodany.

Ikona lupy, która wyświetla się przy adresie elektronicznym np. AE:PL-68562-86246-JAFUR-19, służy do zweryfikowania poprawności danych w bazie adresów elektronicznych BAE.

Jeśli w polu Adres elektroniczny widnieje opis „Wyszukaj w BAE”, oznacza to, że adresat jest dodany do bazy adresowej EZD, bez adresu do doręczeń elektronicznych (ADE). W tej sytuacji należy kliknąć w lupę, aby sprawdzić, czy odbiorca posiada adres w bazie adresów elektronicznych BAE. 

W przypadku odnalezienia adresu w BAE użytkownik powinien wybrać opcję   

aby dodać tej adres do bazy adresowej systemu EZD.

Jeśli pojawi się komunikat   

to znaczy, że szukanego adresata nie znajdziemy się w bazie adresowej EZD, i należy wyszukać dane w bazie BAE. W przypadku braku danych adresata zarówno w systemie EZD jak i w BAE , należy przesłać przesyłkę w innym trybie np. ePUAP, PUH i w ostateczności tradycyjnie.     
Po wyszukaniu adresata, należy kliknąć lewym przyciskiem myszy w belkę z jego nazwą, w ten sposób adresat zostanie dodany do zakładki Wybrani.

Po przejściu w zakładkę Wybrani można zweryfikować wskazanego/-ych adresata/-ów oraz ewentualnie usunąć z listy za pomocą znaku X. 

Uwaga! Jeśli ta sama korespondencja jest wysyłana do większej liczby adresatów, należy pamiętać, że nie jest możliwe, aby jednocześnie zarejestrować korespondencję do adresatów w trybie PURDE i PUH. Jeśli na liście wybranych adresatów znajdują się adresaci posiadający adres w BAE oraz adresaci nieposiadający takiego adresu, to system EZD narzuci dla wszystkich wskazanych adresatów wysyłkę w trybie PUH. W takim przypadku należy podzielić adresatów na tych posiadających adres w BAE i zarejestrować do nich oddzielnie przesyłkę w trybie PURDE. 

Załączniki

Dla wysyłki w trybie PURDE dołączenie załączników jest opcjonalne. Użytkownik dołączając załączniki przekazuje je w ich naturalnej formie, czyli w formie elektronicznej. 

Po wskazaniu załącznika, pojawi się licznik informujący o objętości załączników oraz liczbie stron.
Uwaga! Należy pamiętać, że łączna objętość załączników nie może przekroczyć 15 MB.

 
Po załączeniu załączników, należy przejść do pola Wiadomość.

 
Niezbędne jest wprowadzenie tytułu wiadomości. Treść wiadomości jest opcjonalna.
W polu Tryb wysyłki należy pozostawić „Publiczna usługa rejestrowanego doręczenie elektronicznego".

Proces wysyłki potwierdza się klikając w panel: 

Statusy wysyłki

W widoku koszulki/ sprawy w systemie EZD, widoczna będzie informacja o zarejestrowanej korespondencji wychodzącej oraz jej statusie.

 

Poszczególne statusy oznaczono kolorami:
 "Przygotowana do wysyłki" - oczekuje na przesłanie z systemu EZD do sytemu e-Doręczeń;

 "Przyjęta przez eDoręczenia" - przesyłka została przyjęta do systemu e-Doręczeń;

 "Potwierdzenie wysłania" - korespondencja została wysłana, w koszulce pojawia się dokument potwierdzenie wysłania;

"Błąd wysyłki" - błąd podczas wysyłki, korespondencja nie została wysłana;

"Potwierdzenie odebrania" - korespondencja prawidłowo doręczona, w koszulce pojawia się dokument potwierdzenie otrzymania.